|
Дозволяє авторизуватися користувачеві на сервері FossLook з використанням доменного логіна і пароля. Користувачеві не потрібно вводити додатковий логін і пароль. Для підключення до сервера FossLook досить увійти в систему і викликати клієнтський додаток.
|
 |
З документами в FossLook можливо працювати як через клієнтське місце, так і з використанням Веб-клієнта - додатка для браузеру. Всі функції, які доступні в звичайному клієнті, доступні і через Веб. Веб надає можливість працювати з папками для документів, документами та поштовими повідомленнями.
|
 |
Основний функціонал FossLook реалізований в модулі "Бібліотеки документів", який дозволяє створювати нові типи документів, розподіляти до них доступ користувачів, керувати функціями документів, створювати сховища документів і управляти ними. Використовуючи даний модуль, ви зможете автоматизувати бізнес-процеси вашого підприємства і організувати спільну роботу співробітників з документами.
|
 |
Документи в FossLook можуть переміщатися між користувачами з використанням доручень, які утворюють маршрути руху документів. Маршрути можуть бути послідовними, паралельними, або змішаними. Можлива завчасна підготовка маршрутів по шаблонах. Точки маршруту можуть бути як дорученнями, так і деякими діями над документом.
|
 |
Використовуючи транспорт Internet Mail, ви можете створити власну корпоративну пошту, використовуючи доменні імена для поштових серверів і підключивши до них користувачів системи. Крім цього, для користувачів, які вже мають адреси на поштових сервісах тип gmail.com, може бути налаштовано обробку пошти цих сервісів. Таким чином, вся пошта користувачів буде знаходитися в одному місці.
|
 |
При включенні історії на документ в ньому створюється закладка, де записується хто, від чийого імені і які зміни вносив до поля документа, а також значення поля до модифікації і після модифікації. Переглядати історію зміни документа можуть користувачі, включені до відповідної групи.
|
 |
Ведеться статистика роботи з документом, що включає в себе значення часу першого звернення кожного користувача до документу, останнього звернення до документа, загального часу роботи кожного користувача з документом і кількості змінених в документі байт кожним користувачем.
|
 |
При підготовці документів часто виникає необхідність зберігати всі їхні версії для аналізу змін, що відбуваються в документі. FossLook дозволяє зберігати не тільки версії безпосередньо документа, але і версії картки документа. Цю функцію забезпечує модуль "Версійність".
|
 |
FossLook дозволяє будувати звіти за документами, які знаходяться у базі даних. При побудові звітів здійснюється групування документів за різними полями на необмеженій кількості рівнів. Результати побудови звітів можна вивантажити в .csv файл. Список документів, що потрапляють у відповідну групу звіта можна оперативно переглянути.
|
 |
В FossLook можна підписувати документи електронним цифровим підписом. Підписуватися може як весь документ в цілому, так і окремі поля документа і вкладені в документ файли. Налаштування полів документа, що підлягають підпису ЕЦП, проводиться адміністратором системи. В FossLook може використовуватися ЕЦП різних криптопровайдерів.
|
 |
Для забезпечення нагадувань про якусь подію чи про виконання будь яких дій над документом використовуються періодичні задачі. Нагадування можуть бути одноразовими або будуватися за певним алгоритмом. Наприклад, можна створити нагадування по документу, який вимагає періодичного виконання.
|
 |
FossLook надає можливість друку документів за шаблоном. Шаблон для друку готується в Word. Поля шаблону заповнюються значенням полів з картки документа.
|
 |
Документи зазвичай мають між собою логічні зв'язки. Наприклад, є різні документи, які стосуються одного кореспондента, такі як договори, листування, комерційні пропозиції та інші. FossLook надає можливість зв'язати їх в автоматичному режимі за обраним ключовим полем. В нашому випадку це буде поле "Кореспондент". При цьому документи можуть створюватися в різних папках і різними користувачами. Всі документи, які задовольняють умовам зв'язку, будуть відображатися в окремій закладці автоматично.
|
 |
Часто доводиться вести листування по електронній пошті з зовнішніми кореспондентами щодо якогось документу, наприклад, при узгодженні договору. В FossLook все це листування можна приєднати безпосередньо до документу в однойменній закладці. При цьому є можливість приєднувати електронні листи, як в ручному, так і в автоматичному режимах.
|
 |
У документі можливе попереднє налаштування полів значеннями зазвичай, що підвищує зручність роботи користувачів з документом. Крім цього, поля можна відзначити як обов'язкові для заповнення.
|
 |
Над полями картки документу можливо здійснювати арифметичні дії. Такі як додавання, віднімання, множення, ділення, піднесення до степеня, округлення, підсумовування колонок полів дочірніх та пов'язаних документів.
|
 |
Деяким документам буває необхідно присвоювати реєстраційний номер в автоматичному режимі. Цю функціональність забезпечує модуль автонумерації документів.
|