FossLook збільшить ефективність Вашого бизнесу

Ефективність роботи будь-якого бізнесу визначається відношенням результатів роботи до витрат на ці роботи. Чим вище цей показник - тим краще.

Автоматизація роботи підприємства один із засобів збільшення ефективності. Але автоматизація - це вельми широкий спектр проблем рішення, яких не під силу будь-якій одній системі. На підприємствах з різними видами діяльності існую свої виробничі, технологічні, логістичні, складські, бухгалтерські та інші специфічні процеси. І кожен з них може вимагати свою систему автоматизації.

Але один з процесів можна виділити особливо - це управлінська діяльність, яка займає далеко не останнє місце в поліпшенні ефективності роботи підприємства. Цей процес присутній на будь-якому підприємстві. Управлінська діяльність - це необхідність організації дій інших людей в напрямку досягнення спільних цілей. Таким чином, вона поширюється і на всі інші специфічні процеси підприємства. Управлінська діяльність породжує найрізноманітніші типи документів, які тісно інтегровані з даними, що беруть участь в роботы інших процесів. Отже, система автоматизації повинна дозволяти створювати довільні типи документів і забезпечувати роботу з ними.

Для цього, насамперед, потрібно вирішити набір завдань, який забезпечить ефективну роботу з даними, враховуючи, що набір цих даних на різних підприємствах може сильно відрізнятися. Впровадження будь-якої вузькоспеціалізованої системи зазвичай призводить до тупикових результататів або вимагає зміни всього процесу управління.

Розробляючи платформу FossLook, ми прагнули створити систему, яку легко адаптувати для роботи з довільним набором даних і, яка дозволить співробітникам підприємства якісно взаємодіяти між собою. Перелік завдань, які вирішує FossLook, наведено нижче.

Зберігання даних

Використовуючи FossLook, ми зможемо структурувати дані і зібрати їх в єдину базу. Так, зібрані та структуровані дані, дозволять працювати набагато ефективніше. При цьому не потрібно замислюватися про те, де зберегли ту чи іншу інформацію. FossLook забезпечує цей функціонал за допомогою системи управління бібліотеками документів. Дані зберігаються в папках у вигляді карток, що описують документи і безпосередньо самих документів.

Розподіл доступу до даних

Дані доступні співробітникам не в однаковій мірі. Одні користувачі можуть їх переглядати, інші редагувати, треті - навіть видаляти. Для забезпечення цього в FossLook існує гнучка система розподілу доступу.

Спільна робота з даними

Потрібно подбати про те, як передавати документи між користувачами. Рух документів за маршрутом забезпечує вирішення цього завдання. Налаштування маршрутизації просте та ефективне. При цьому користувачі системи мають повну інформацію про те, де знаходиться документ і в якому стані.

Відстеження внесених змін

Дані мають деякий життєвий цикл, протягом якого з ними відбуваються певні зміни, що вносяться користувачами. Стежить за цими змінами підсистема статистики та історії роботи. FossLook в автоматичному режимі реєструє хто, і які зміни вносив в документ. Це виключає виникнення проблеми «а я цього не робив!».

Цілісність даних

Деякі дані не підлягають зміні після їх внесення в систему. Модуль ЕЦП забезпечує стеження за цілісністю документів і, спільно з підсистемою статистики, забезпечує пошук того, хто ці документи намагався змінити.

Обмін інформацією з зовнішнім світом

Підприємство не може бути замкнутим «саме в собі». Потрібен обмін інформацією з іншими організаціями - контрагентами. Для цього використовується транспорт Internet Mail. При цьому лист можна відправляти безпосередньо з документу або пов'язувати його з ним. Відповідь на цей лист автоматично прикріплюється до документу.

Нагадування

Людській пам'яті властиво забувати. І цей недолік ми нівелювали в FossLook за допомогою модуля періодичні завдання. Нагадування можна організувати як по якій-небудь події, наприклад, день народження знайомого, так і за термінами виконання документа

Взаємозв'язані дані

Документи мають одну із властивостей, яка, здавалося би, більш притаманна живій природі. Вони породжують один одного. FossLook може відстежувати зв'язки між документами, як в автоматичному режимі, так і встановлені вручну.

Шаблони для друку

Будь-яке підприємство має набір документів, які готуються співробітниками регулярно. Попередньо підготувавши шаблон, і, заповнивши дані по документу його легко надрукувати. FossLook самостійно заповнить поля з картки в шаблон, використовуючи модуль шаблонів.

Звіти

Важливим засобом в управлінні підприємством є звіти про його діяльність, побудовані на базі управлінських документів. Крім, безпосередньо, побудовника звітів в FossLook існують механізми пошуку та відображення документів за різними фільтрам, що дозволяє адекватно оцінювати стан справ компанії.

Враховуючи можливості FossLook, ви самостійно або за допомогою наших фахівців можете легко створити на вашому підприємстві таки системи як:

система управління персоналом (Human resources management, HRM);
система управління документами (Electronic document management system, EDMS);
система управління проектами (Project management, PM);
система управління навчанням (Learning management system, LMS);
cистема управління взаємовідносинами з клієнтами ( Customer relationship management, CRM);
система технічної підтримки (Service desk).

Дані системи управління будуть повністю відповідати вашим вимогам і ваші бізнес-процеси не потрібно буде підлаштовувати під систему, а система можна налаштувати під ці бізнес-процеси.