Корпоративна пошта FossLook

• Основні варіанти організації корпоративної пошти, їхні переваги й недоліки
• Використання FossLook
• Основні можливості поштового сервера FossLook

В даний час важко уявити собі людину, яка б не користувалася електронною поштою, але для її використання спочатку необхідно до неї підключитися і отримати адресу, на яку будуть приходити листи. Зараз існує нескінченна безліч варіантів підключення і кожен має право вибрати собі свій.

Але як тільки мова заходить про те, що пошта буде використовуватися людиною в рамках організації у якості її співробітника, з'являються обмеження, які накладаються цією організацією. Кожна організація може самостійно вибирати варіант використання пошти та надання доступу до неї своїм співробітникам. Але якщо визначені правила використання електронної пошти всередині організації, ця пошта стає не просто "електронною поштою", а "корпоративною електронною поштою". Спробуємо розібратися, що таке "корпоративна пошта", і як використовувати FossLook в якості корпоративної пошти.

Основні варіанти організації корпоративної пошти, їхні переваги й недоліки

Опис	Переваги	Недоліки
Співробітники організації самостійно відкривають поштові скриньки на доступних поштових серверах без будь-якої участі відповідальних осіб організації	Сервіс безкоштовний. Не потрібна підтримка і адміністрування	У кожного співробітника може виявитися своє доменне ім'я, яке ніяк не пов'язане з організацією. Пересилання всієї пошти проходить через інтернет, що незручно при великих обсягах інформації, переданих між співробітниками. При отриманні пошти іншими організаціями вона може потрапляти в спам, т.я. ця пошта майже ніяк не ідентифікується з організацією, яка її відправила. Така схема не може бути визнана корпоративною поштою
Співробітники організації відкривають поштові скриньки на одному з доступних поштових серверів, які обрала організація	Сервіс безкоштовний. Не потрібна підтримка і адміністрування	Пересилання всієї пошти проходить через інтернет, що незручно при великих обсягах інформації, переданих між співробітниками. При отриманні пошти іншими організаціями вона може потрапляти в спам, т.я. ця пошта майже ніяк не ідентифікується з організацією, яка її відправила. Така схема не може бути визнана корпоративною поштою
Організація отримує доменне ім'я для поштового серверу у одного з провайдерів, що надають цю послугу	Поштовий сервіс може бути як безкоштовним, так і коштовний. Не потрібна підтримка і адміністрування. Наявність власного доменного імені	Пересилання всієї пошти проходить через інтернет, що незручно при великих обсягах інформації, переданих між співробітниками. Якість управління поштовим сервісом та поштовими скриньками залежить від рівня сервісу. Складнощі при інтеграції пошти з іншими програмними комплексами, експлуатуються всередині організації
Встановлення одного (або кількох залежно від сруктури організації) власного безкоштовного поштового сервера	Програмне забезпечення - безкоштовно, експлуатація - безкоштовно. Наявність власного доменного імені	Відсутність підтримки програмного забезпечення, що ускладнює введення системи в роботу, адміністрування та подальшу експлуатацію системи. При наявності недоліків і помилок в системі їх виправлення скрутно. Потрібна висока кваліфікація персоналу. Складнощі при інтеграції пошти з іншими програмними комплексами, що експлуатуються всередині організації
Встановлення одного (або кількох залежно від сруктури організації) власного платного поштового серверу	Існує підтримка програмного забезпечення при введенні системи в роботу, її адмініструванню та подальшої експлуатації. За підтримки програми розробником виправляються помилки і вносяться нові можливості. За підтримки декількох програмних комплексів всередині організації, підтримка пошти здійснюється тим же персоналом. Додаткові можливості при інтеграції пошти з іншими програмними комплексами, що експлуатуються всередині організації. Власне доменне ім'я	Програмне забезпечення - коштовно, експлуатація - безкоштовно або коштовно в залежності від схеми ліцензування. Необхідність підтримки та адміністрування

Використання FossLook

FossLook - це платний поштовий сервер (до 5-ти поштових скриньок безкоштовно), якому притаманні всі переваги та недоліки, розглянуті в двох останніх рядках нашої таблиці.

На малюнку нижче, надана структура серверу FossLook. Всі поштові повідомлення зберігаються в СУБД, з якою взаємодіє сервер додатків. До серверу додатків підключаються клієнти FossLook, що дозволяють відображати поштові повідомлення в скриньках користувачів. Поштові повідомлення не передаються на клієнтське місце, отже користувач має доступ до своєї пошти з будь-якого комп'ютера, на якому встановлено програмне забезпечення клієнта FossLook. В свою чергу сервер додатків взаємодіє із зовнішнім модулем Internet Mail, який виступає в якості поштового серверу. Через цей модуль поштові повідомлення відправляються у зовнішній світ і надходять з нього. Сервера FossLook можна об'єднати між собою всередині корпоративної мережі. Крім цього, надається сервіс підписки на зовнішніх поштових серверах типу gmail.com, mail.ru, тобто FossLook виступає в якості клієнта для цих серверів. До модуля Internet Mail можна підключитися стандартними поштовими клієнтами, в тому числі і з мобільних пристроїв, за протоколами SMTP / POP3.

Основні можливості поштового серверу FossLook

Інтеграція з платформою FossLook

Одна з переваг FossLook, яка не була включена в таблицю, є те, що FossLook входить до складу платформи документообігу FossLook і інтегрований з нею. Таким чином ви отримуєте поштову систему і систему управління документами на одному робочому місці.

Глобальна адресна книга

При виборі адресата листа ви можете скористатися глобальною адресною книгою, в якій відображені всі користувачі пошти відповідно до структури організації.

Підтримка адрес контактних осіб контрагентів

Також можна скористатися адресами контактних осіб ваших контрагентів як при відправці простого листа, так і при відправці листа з документу.

Делегування прав доступу і робота від імені підрозділу

Система дозволяє делегувати права доступу від одного користувача іншому, а також працювати від імені підрозділу, який теж може мати свою поштову адресу.

Відстеження доставки та прочитання повідомлення

По кожному поштовому повідомленню можна відслідковувати його доставку і прочитання.

Квоти на розмір поштової скриньки

Адміністратор системи може встановлювати квоти на розмір поштової скриньки. При перевищенні ліміту відправлення листів цим користувачем припиняється, а йому приходить повідомлення від імені адміністратора про перевищення розміру квоти з пропозицією про видалення листів для очистки поштової скриньки.

Шифрування і підпис

Пошта FossLook підтримує шифрування і підпис поштових повідомлень. Ви можете використовувати як загальнодоступні протоколи (S / MIME і PGP), так і є можливість підключення протоколів зовнішніх криптопровайдерів. Система надає вибір використовуваного методу підпису,

і ви можете налаштувати її "за замовчуванням".

Створення віртуальних папок

Усередині поштових папок можна створювати свої підпапки і налаштовувати на них фільтри. У цих підпапках будуть відображатися повідомлення, що задовольняють умовам фільтрів. Це так звані віртуальні папки. Детальніше про роботу з віртуальними папками можна подивитися тут.

В статті "Налаштування поштового серверу та створення акаунтів користувачів на ньому" докладно описане налаштування поштового серверу FossLook, а про те як підключитися до серверів типу gmail.com можна прочитати у статті "Підключення зовнішніх поштових скриньок".