Статті > Опис картки документу

Опис картки документу

Вид картки документу залежить від типу документу, налагоджених функцій і прав користувача на роботу з цим документом. У картці використовується певна схема розфарбовування полів. Поля світло-зеленого кольору є обов'язковими для заповнення, білого - необов'язковими. Значення полів сірого фону редагуванню не підлягають. Загальний вид новостворюваної картки наведено на малюнку нижче.

Розглянемо послідовно всі елементи картки документу:

Поля картки документу

Кожен тип документу має свій набір полів. Цей набір полів створюється на етапі проектування даного типу документу. Наприклад, тип документу "Вхідний лист" має набір полів, представлених на малюнку нижче

Меню та панель інструментів

У верхній частині картки документу представлено меню. У кожної кнопки є підказка, за якою можна визначити доступні дії з документом. Більшість пунктів меню інтуїтивно зрозумілі. У цьому розділі ми зупинимося на тих пунктах меню, які вимагають додаткових пояснень.

пункт меню призначений для відправки документу за маршрутом;
пункт меню дозволяє роздрукувати документ з використанням шаблону для друку документів;
пункти меню використовуються для того, щоб взяти документ на редагування і повернути документ з редагування. При цьому документ блокується або розблокується, таким чином дозволяючи редагування іншим користувачам. При відкритті документа він автоматично береться на редагування;
пункт меню служить для налаштування видимості та порядку відображення полів картки документу;
пункт меню потрібно для настройки особливих прав доступу до документу іншим користувачам;

Використовуючи меню картки, ви можете перемикатися між переглядом безпосередньо картки або вкладеного в картку файлу. Кнопка Перемикач режиму перегляду файлу дозволяє перемикати режим перегляду прикріпленого до документу файлу.

Функціональні закладки та поля

Кожен документ може мати певний набір функцій, який налаштовується в момент проектування даного типу документу. Розглянемо закладки та поля документу, які реалізують ті чи інші функції.

Документ з автоматичною нумерацією

Додає в картку документу поле "Номер документу". Значення поля "Номер документу" заповнюється автоматично при збереженні документу. Документи нумеруються наскрізними номерами. Є можливість почати нову нумерацію з заданої дати.

Узгодження, Виконання, Відправка за маршрутом

Якщо включена хоча б одна з функцій "Узгодження" або "Виконання", автоматично додається і функція "Відправка за маршрутом". В цьому випадку на форму документа додається пункт меню і закладка "Маршрути", в якій відображаються маршрути руху документу. Детальніше про відправку документу за маршрутом можна прочитати у статті "Спільна робота з документами / Використання можливостей FossLook".

Може бути включена тільки функція "Відправка за маршрутом" - в цьому випадку пункт меню "Відправити за маршрутом" недоступний, але на закладці "Маршрути" будуть доступні кнопки, що дозволяють працювати з шаблонними маршрутами, які повинні бути заздалегідь підготовлені адміністратором системи.

Документ з версією

Функція "Документ з версією" дозволяє створювати нові версії документу, зберігаючи при цьому старі. У картку документу додаються поля "Автор версії", "Версія"

і закладка "Журнал версій", в якій зазначено перелік всіх версій документу.

Нову версію документу можна створити, натиснувши кнопку Створення нової версії документу .

При створенні нової версії документа в нього можна включити як вихідний файл, так і файли, які підготували користувачі при узгодженні.

В результаті в нову версію будуть включені обидва файли, з якими може працювати автор документа. Злиття цих файлів можливо тільки вручну.

Документ з кореспондентом, Листування

Ці дві функції частково пов'язані між собою, хоча і можуть включатися незалежно один від одного. Функція "Документ з кореспондентом" дозволяє включити в документ стандартний довідник системи - "Кореспонденти".

Поле "Офіційна електронна адреса" цього довідника буде надалі автоматично включатися в якості адреси одержувача в лист, відправлений з цього документа.

У закладці "Контактні особи" зберігається список контактних осіб кореспондента.

На закладці "Листування" можна написати листа обраному кореспонденту, натиснувши Відправка листа з картки

Система підготує поштове повідомлення, заповнивши відповідні поля, а в якості одержувача повідомлення підставить офіційну електронну адресу. Поля поштового повідомлення можна відкоригувати.

Якщо немає офіційної електронної адреси (поле не заповнене), або ви хочете відправити лист на одного з контактних осіб, то, натиснувши на формі повідомлення "Кому", можна вибрати адресатів зі списку контактних осіб обраного кореспондента.

Після відправки повідомлення, посилання на нього буде прикріплене на закладці "Листування". Якщо прийде відповідь на цей лист, то посилання на нього буде автоматично прикріплене до документу. Посилання на листи також можна прикріплювати вручну, натиснувши Приєднати лист

Історія

Функція "Історія" дозволяє відслідковувати історію роботи з документом. Закладка "Історія" доступна для користувачів, включених до групи "Оператори читання історії". Детальніше про роботу з історією можливо подивитися тут. Записи в закладці створюються системою автоматично.

Статистика

Функція "Статистика" дозволяє відслідковувати статистику роботи з документом. Закладка "Статистика роботи" доступна для користувачів, включених до групи "Оператори читання статистики". Детальніше про роботу із статистикою можна подивитися тут. Записи на закладці створюються системою автоматично.

Електронний цифровий підпис

При включеній функції ЕЦП можна, в залежності від її налаштування, підписувати весь документ, окремі поля документу або вкладені в нього файли. А також перевіряти валідність ЕЦП. Як працювати з ЕЦП, можна прочитати у статті "Робота з ЕЦП".

Зв'язані документи

Документи в FossLook можна пов'язувати між собою. Закладка "Зв'язані документи", за допомогою якої реалізована однойменна функція, дозволяє робити посилання на будь-який доступний у системі документ. Причому посилання можуть бути як перехресні, так і односторонні. На малюнку нижче представлені два документи, пов'язані між собою. Для встановлення зв'язків використовуйте кнопку Приєднати лист

Періодичні завдання

По документу можна створювати періодичні завдання. Дані завдання зберігаються в однойменній закладці документу.

Закладки багатозначних полів

Частина полів документа відображається безпосередньо в основній картці документа, але є складні поля, що містять не одне, а багато значень, які неможливо відобразити в картці. Для відображення таких полів використовуються закладки. Назва цих закладок задається на етапі проектування документів.

Розглянемо типи полів, які є закладками в картці документу.

Довідники

Закладки можуть містити довідкові поля, як наприклад, на малюнку нижче, де використовуються довідники підрозділів. Ви можете створювати нові довідкові записи або використовувати існуючі, скориставшись відповідними кнопками.

Дочірні документи

Деякі документи можуть містити "всередині себе" інші документи, звані дочірніми. Причому дочірній документ не існує самостійно без батьківського. Наприклад, до вхідного листа може бути додаток, який без самого листа не має сенсу. Такі документи зберігаються на закладці для дочірніх документів.

Посилання на документи

Існує можливість з одного документу посилатися на інший. Це схоже на функцію "Зв'язані документи", але відрізняється від неї тим, що закладці може бути присвоєно довільне ім'я і використовується тільки один певний тип документу, на який посилається даний тип документу. Також при установці посилання на документ - це посилання не перехресне, а одностороннє.