Статті > Електронний документообіг на базі FossLook

Електронний документообіг на базі FossLook

Призначення та функції систем документообігу

В даний час на більшості вітчизняних підприємств документи зберігаються як в електронному, так і паперовому вигляді. Найчастіше електронні документи дублюють паперові, але навіть якщо на підприємстві переважає електронна форма зберігання документів, без використання спеціалізованих систем робота з корпоративною інформацією буде неефективною. Такими спеціалізованими системами якраз і є системи документообігу - програмне забезпечення для роботи з електронними документами на всіх етапах їх життєвого циклу.

Крім завдання зберігання документів електронний документообіг забезпечує:

пошук документів;
підтримку канцелярії (діловодства);
маршрутизацію та контроль виконання документів;
аналітичні звіти;
інформаційну безпеку підприємства (аутентифікацію користувачів, розмежування прав доступу та ін.);
додаткові (специфічні) функції, необхідні для автоматизації бізнес-процесів конкретного підприємства.

Детальніше про функції систем електронного документообігу (СЕД) можна прочитати тут.

Функції платформи FossLook

Програмний продукт FossLook розроблявся як платформа для створення СЕД "своїми силами", без залучення фахівців високої кваліфікації (програмістів) для вирішення більшості завдань діловодства і документообігу, а також для організації колективної роботи з документами.

Основні функції FossLook, використовувані для автоматизації документообігу, наступні:

Сховище документів

Документи зберігаються централізовано в єдиній базі даних, яка може перебувати під управлінням MS SQL Server (підтримується режим FileStream), My SQL або Oracle. В системі існують потужні засоби пошуку документів (включаючи повнотекстовий пошук). Детальніше про СУБД для платформи FossLook та СЕД FossDoc можна прочитати в статті

Бібліотеки документів

Ви можете спроектувати документи будь-якого типу і складності за допомогою функціоналу бібліотек документів FossLook. Щоб швидко почати працювати з вашими документами додайте поля, відзначте функції, призначте документу папку і "роздайте" її користувачам - все просто. Детальніше в статті.

Маршрутизація документів

Платформа підтримує як жорсткі (заздалегідь спроектовані), так і вільні маршрути, визначені користувачем в процесі виконання роботи над документом. Ви можете створювати як паралельні, так і послідовні маршрути руху документів, об'єднувати їх логічними умовами І/АБО, використовувати повідомлення про завершення окремих етапів маршрутів і т.д. Детальніше про маршрутизацію.

Історія та статистика роботи з документами

Ви завжди будете в курсі, хто автор тих чи інших змін в документі, скільки часу документ був на редагуванні у користувача та іншу інформацію, використовуючи функціонал історії та статистики роботи з документами.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП)

Необхідною умовою сучасного документообігу є гарантія автентичності дій, що виконав користувач і цілісності введеної ним інформації, яку може забезпечити тільки Електронний цифровий підпис (ЕЦП). Детальніше в статті.

Права та рівні доступу до документів і папок

Платформа надає потужний сервіс з розмежування доступу користувачів до будь-яких об'єктів, включаючи папки документів, самі документи, а також вкладені в документ файли. Детельніше про рівні доступу.

Зв'язування документів між собою

FossLook надає можливість створювати зв'язки між документами по типу «головний-підлеглий», встановлювати перехресні посилання між документами, а також відстежувати дані зв'язки. Див. Зв'язування документів

Шаблони для друку документів

Платформа інтегрована з популярним офісним додатком - текстовим редактором MS Word і дозволяє створювати і редагувати шаблони друкованих форм документів.

Крім того платформа підтримує функції повноцінного поштового серверу.

Система електронного документообігу FossDoc

Прикладом рішення, що автоматизує діловодство і документообіг, на базі платформи FossLook є Система електронного документообігу FossDoc розробки ФОСС-Он-Лайн. Дана система включає в себе набір типів документів, що використовуються в класичному діловодстві - Вхідний лист, Службова записка, Звернення громадян, Наказ та багато інших. Дані документи можуть бути введені безпосередньо, а також можуть бути підготовлені з використанням механізму Проектів документів. Проекти передбачають спільну багатокористувацьку роботу з узгодження документа з фіксацією результату на кожному етапі узгодження (версії документів).

Також FossDoc підтримує автоматичну нумерацію документів при реєстрації їх в канцелярії, причому можлива реєстрація як у головній канцелярії, так і в канцеляріях окремих підрозділів підприємства, які ведуть власну нумерацію.

Підтримується механізм накладення і виконання резолюцій.

В Системі автоматизовано роботу відділу контролю над виконанням документів. Співробітники відділу контролю можуть поставити документ на контроль, призначити терміни виконання та інше.

Передбачено врахування переміщення паперових копій документа. Ведуться номенклатура справ і списання документів.

Підтримуються аналітичні звіти про стан робіт по документам і зайнятості співробітників.

СЕД FossDoc підійде як великим, так і малим організаціям, як державної так і комерційної форми власності. FossDoc включає в своєму складі багато модулів, що розширюють можливості системи. З повним переліком можливостей FossDoc ви можете ознайомитися на сайті продукта.