Управління документами за допомогою FossLook

• Існуючий порядок речей
• • Багато файлів на файловій системі
  • Зберігання списків файлів в Excel
  • Труднощі при спільній роботі
• Як Вам допоможе FossLook?
• • Створення сховища документів
  • Управління доступом і правами
  • Маршрутизація

Мета цієї статті - показати приклад використання системи FossLook. Ми не стверджуємо, що описані нижче варіанти роботи підійдуть усім без винятку і, що проблеми, вирішення яких описано нижче, притаманні всім. Але сподіваємося, що прочитавши цю статтю, Ви отримаєте загальне уявлення про можливості системи, які, насправді, набагато ширші.

Існуючий порядок речей

Багато організацій щодня мають справу з безліччю документів, які є одним з ресурсів цих організацій. Перед співробітниками таких організацій виникає питання управління даними ресурсами і процесами. Нижче розглянемо проблеми притаманні більшості організацій, які не використовують системи управління документами.

Багато файлів на файловій системі

Документи - це найчастіше файли, які зберігаються на файловій системі у самих співробітників або, в кращому випадку, на виділеному сервері. Основні труднощі, що виникають при такому зберіганні наступні:

• створення структури папок, яка повинна відповідати специфікації документів;
• "придумування" файлам імен, що відповідають змісту документа;
• пошук потрібних файлів, що містять відповідний контент;
• розмежування доступу користувачів до таких сховищ;
• зв'язування документів між собою;
• підтримка версійності;
• дублювання.

Цей перелік можна продовжувати і далі, але те, що вже перераховано, створює достатньо труднощів для взаємодії співробітників. Тобто реально у вас може вийти подібна файлова структура і працювати з нею буде дуже не просто.

Зберігання списків файлів в Excel

Для того щоб хоч якось систематизувати збережені файли часто використовують стандартні можливості Microsoft Office, або подібних пакетів. Наприклад, використовують Excel, складаючи таблиці, які описують структуру зберігання файлів в папках і властивості документів, що зберігаються в цих файлах. В результаті отримують щось, схоже на наведену таблицю.

Але тут же починають виникати наступні питання:

• а що робити, якщо є взаємопов'язані файли?
• як вести цю таблицю, якщо кілька людей працюють з одним і тим же файлом?
• як формалізувати поля в таблиці?
• як не допустити помилок при зв'язуванні імені файлу і опису документа?
• заповнення таблиці ніяк не пов'язане з роботою з документом?

Можливо у Вас виникали й інші проблеми.

Труднощі при спільній роботі

Спільну роботу користувачів в такому режимі практично неможливо реалізувати. Найчастіше використовують пересилку документа по електронній пошті. Але в такому режимі важко контролювати всі версії документа в одному місці, стан документа, час роботи з ним, управління рівнями доступу та багато інших параметрів.

Як Вам допоможе FossLook?

Далі ми покажемо як за допомогою FossLook перейти на новий, більш якісний рівень управління документами.

Створення сховища документів

Створивши потрібні Вам бібліотеки и типи документів, та призначивши відповідні права на папки для їх зберігання Ви можете отримати таку структуру сховища.

Тепер Вам не потрібно думати про те як створити папки, як назвати файли і як скласти їх список та про багато чого іншого. Система сама подбає про це. У картці зберігається файл з текстом документа, і присутні всі поля, що описують цей документ, які Ви можете самостійно створювати.

У вас з'явилася можливість пов'язувати документи між собою. Наприклад, з договором, можуть бути пов'язані інші документи, такі як, Акти виконаних робіт за Договором.

Управління доступом і правами

Призначаючи відповідні права, рівні доступу та дозволи на папки

та документи

можна легко управляти всім сховищем даних.

Для управління безпосередньо самою карткою існує великий перелік функцій, наведений на малюнку нижче.

Більш докладно з карткою і її функціями можна ознайомитися в статті "Опис картки документу" .

Маршрутизація

Поняття "Управління документами" включає в себе, в тому числі, і передачу документа від одного користувача іншому з фіксацією всіх дій, здійснюваних користувачем. FossLook для цього забезпечує користувачам спільну роботу з документами, використовуючи механізм доручень

та маршрутизації.

При проходженні документа за маршрутом фіксуються всі дії користувачів, що дозволяє ефективно управляти всім документообігом організації.

У цій статті ми показали частину функціоналу FossLook, але якщо Ви хочете дізнатися про систему більше, то можете ознайомитися зі всіма статтями сайту. Сподіваємося, що Вас зацікавила ця система і Ви схочете її скачати та встановити.

Встановивши FossLook Ви зможете легко управляти інформаційними потоками, отримувати розподілений доступ до інформації, проводити пошук даних створювати ієрархічну структуру зберігання і управління документами.