Створення типу документу

Створимо тип документу "Договір"

і додамо в нього функції, що нас цікавлять.

Створимо поля в документі, які будуть мати такі імена і типи:

• "Дата договору" - тип поля - дата;
• "Номер договору" - тип поля - строковий (індексований);
• "Короткий зміст" - тип поля - багатостроковий (індексований);
• "Замовник" - тип поля - довідник;
• "Виконавець" - тип поля - довідник;
• "Акти виконаних робіт" - тип поля - дочірні документи.

Для створення поля натисніть "Створити",

введіть ім'я поля, тип поля та, за бажанням, його опис.

Таким же чином заповніть поля "Номер договору" і "Короткий зміст".

На створенні полів "Замовник", "Виконавець" і "Акти виконаних робіт" зупинимося докладніше.

Поля "Замовник" і "Виконавець" мають тип "Довідник", що означає посилання з документу "Договір" на відповідні довідники. Але ці довідники схожі один на одного і нам би хотілося, з одного боку їх не повторювати, а з іншого боку розділити для заповнення відповідних полів в картці "Договори". Крім цього, ми будемо використовувати вже існуючий в постачанні платформи довідник "Кореспонденти", який знаходиться в бібліотеці "Кореспонденти і контактні особи".

Спочатку створимо в нашому довіднику "Кореспонденти" довідкове багатозначне поле "Тип кореспондента", яке може приймати значення "Замовник", "Виконавець" або "Замовник/Виконавець" одночасно. Для цього відкрийте картку довідника "Корреспондент" і натисніть "Створити".

Заповніть всі необхідні параметри і натисніть, "Зберегти і закрити".

Система додасть потрібне поле в наш довідник "Корреспондент"

і створить відповідний довідник в бібліотеці "Кореспонденти та контактні особи".

Таким чином можна створювати прості довідкові записи.

Далі буде розглянуто варіант використання більш складних довідників. Створимо два довідкових записи в довіднику "Тип кореспондента". Для цього встановіть курсор на довідник "Тип кореспондента" на закладці "Документи" і виберіть "Створити".

Це будуть записи "Замовник" і "Виконавець". По них і будуть різнитися наші кореспонденти.

Для відображення замовників і виконавців в різних папках, створимо ці папки в ієрархії довідника "Кореспонденти". Для цього встановіть курсор на папку "Папки", правою клавішею миші викличте контекстне меню і натисніть "Створити".

Створіть два довідника "Замовники" і "Виконавці"

Тепер потрібно налаштувати ці два довідника таким чином, щоб в одному відображалися кореспонденти, у яких поле "Тип кореспондента" має значення "Замовник", а в іншому - "Виконавець". Якщо значення цього поля буде одночасно "Замовник/Виконавець", то цей кореспондент повинен відображатися в обох довідниках. Для цього скористаємося можливостями віртуальних папок, встановивши курсор на довідник "Замовники" і натиснувши

Встановіть умову пошуку - "Тип кореспондента" {дорівнює} "Замовник" і натисніть Додати до списку .

Далі заповніть всі значення, відмічені стрілочками.

Як джерело даних виберіть довідник "Кореспонденти".

Ті ж дії виконайте і для папки "Виконавці" тільки "Тип кореспондента" буде дорівнювати "Виконавець".

Тепер залишилося в нашому документі "Договір" створити два поля "Замовник" і "Виконавець", які будуть посилатися на створені нами довідники. Для цього повернемося до бібліотеки "Бібліотека договорів",

відкриємо наш тип документу "Договір", виберемо "Створити" і створимо поле з ім'ям "Замовник".

В якості довідника виберемо, створений раніше довідник "Замовники".

Подібним чином поступимо і для поля "Виконавці". В результаті отримаємо тип документу "Договір" з відповідними полями.

Тепер створимо поле "Акти виконаних робіт". Поле "Акти виконаних робіт" має тип "дочірні документи", що означає посилання з документу "Договір" на дочірній документ "Акт виконаних робіт". Будемо вважати, що поля у типу документу "Акт виконаних робіт" такі:

• "Дата акту" - тип поля - дата;
• "Номер акту" - тип поля - строковий (індексований);
• "Короткий зміст" - тип поля - багатостроковий (індексований);
• "Сума по акту" - тип поля - грошовий.

Спочатку необхідно створити тип документа "Акт виконаних робіт". Для цього перейдіть на бібліотеку "Бібліотека договорів" і натисніть "Створити"

Введіть всі необхідні дані та створіть відповідні поля в документі типу "Акт виконаних робіт". В результаті отримаєте документ, що приведений нижче

Тепер в документі "Договір" створіть дочірнє поле "Акти виконаних робіт", яке буде посилатися на документ типу "Акт виконаних робіт". Для цього, відкрийте документ "Договір" і створіть в ньому відповідне поле.

В результаті, наш тип документу "Договір" прийме такий остаточний вигляд:

Управління папками для зберігання документів