Призначення та функції платформи СЕД FossLook

• Створення сховища документів
• Створення довільних типів документів
• Дії над документом
• Можливості з адміністрування системи

FossLook - це платформа для побудови рішень з управління документами і спільній роботі з ними. Ми пропонуємо вже готові рішення, побудовані на базі FossLook. Це система електронного документообігу FossDoc, система управління взаємовідносинами з клієнтами FossLook CRM, система управління заявками FossLook Заявки, система управління прибиральними компаніями FossLook Cleaning та інші. Але можливості платформи FossLook можна цілком успішно використовувати, створюючи для себе власні рішення або розширюючи існуючі. Наші фахівці готові надати допомогу у підготовці ваших рішень на базі FossLook. Використовуючи FossLook, ви зможете вирішити завдання формалізації документів, їх зберігання, спільної роботи з документами, включаючи узгодження, виконання та ознайомлення, використання ЕЦП і багато інших.

FossLook може бути корисний для співробітників будь-якої з організацій, де є велика кількість документів, і робота з якими входить в їх коло обов'язків. Ви самостійно можете створити потрібні вам рішення і використовувати їх. Приклад такого рішення описаний нижче.

Створення сховища документів

Якщо організація не використовує будь які системи автоматизації роботи з документами, то найчастіше ці документи зберігаються на файловій системі, що призводить до проблем з пошуком документів, розмежуванням прав доступу до них, рухом документів між співробітниками і багатьом іншим. Скориставшись FossLook, ви можете легко вирішити ці проблеми, створивши, наприклад, ось таку структуру для зберігання документів.

При цьому існує можливість розмежувати доступ до сховища так, щоб різні користувачі бачили різну структуру папок, а отже і документи. Наприклад, користувач Прохоров бачить папку "Загальні документи", а користувач Королева цю папку не бачить. Також кожен з користувачів може налаштувати поля, які відображуються в папці для зберігання документів по своєму.

Створення довільних типів документів

Документи, які зберігаються у сховищі, описуються певним набором характеристик. Документ в FossLook - це:

• деякий набір полів для опису його особливостей. Ви можете легко створювати довільні типи документів з будь-яким набором полів;

• набір закладок для зберігання посилань на інші документи і виконання ряду дій над документом, які ви можете створювати на власний розсуд;

• і набір вкладених файлів, які, в окремому випадку, можуть бути текстом цього документу або скан-копією його паперового оригіналу.

Дії над документом

Використання FossLook дозволяє робити над документом певний набір дій, таких як:

• відправка документу по маршруту для узгодження, виконання або ознайомлення з документом. А також за заздалегідь підготовленим шаблонним маршрутом ;

• автоматично вести і переглядати історію роботи з документом;

• автоматично вести і переглядати статистику роботи з документом;

• накладати електронний цифровий підпис на документ та перевіряти його;

• зв'язувати документи між собою;

• відправляти поштові повідомлення безпосередньо з документу та пов'язувати їх з документом;

Можливості з адміністрування системи

В FossLook передбачена потужна система адміністрування, яка дозволяє:

• створювати віртуальну структуру організації ;

• управляти групами користувачів і створювати власні групи ;

• управляти доступом до папок та документів;

У цій статті ми коротко виклали основні можливості системи, які дозволяють вирішити широке коло завдань по роботі з документами. Більш докладно з усіма можливостями FossLook ви зможете ознайомитися, вивчивши інші статті сайту.