Статті > Як використовувати розширений пошук документів по всій базі?

Як використовувати розширений пошук документів по всій базі?

В FossLook існує можливість відбору та відображення документів, які відповідають певним фільтрам в віртуальних папках. Починаючи з версії 5.3, цей відбір можна здійснювати по всій базі документів, включаючи і документи, які не відображаються в папках. Наприклад, це документи типу "Дочірні документи". Таким чином, наприклад, ми можемо зібрати всі "Акти виконаних робіт" в одній папці для всіх "Договорів", що зберігаються в системі, що дозволить надалі проводити над ними групові дії. При відсутності такої можливості нам би довелося відкривати кожен договір, переходити на закладку "Акти виконаних робіт" і шукати потрібний документ.

Створення та налагодження подібних папок доступні тільки користувачеві з правами "Адміністратор". Для цього, за допомогою програми адміністрування в бібліотеці, де раніше були створені відповідні дочірні документи, потрібно створити папку.

При цьому в якості базової виберіть папку, призначену для зберігання документів того типу, який буде зберігатися в створюваної папці. Надалі це спростить налаштування виду папки. Ми виберемо папку "Акт виконаних робіт".

Введіть ім'я папки,

перейдіть на закладку "Документи" створеної папки і запустіть розширений пошук, натиснувши відповідну піктограму.

Зведіть відповідні чекбокси, відмічені на малюнку нижче.

В якості поля для пошуку оберіть "Категорія"

і розкрийте список категорій, натиснувши на відповідну піктограму.

Скориставшись пошуком (виберіть поле "Ім'я" і введіть значення "Акт"), знайдіть категорію "Акт виконаних робіт"

і додайте цю умову пошуку до списку умов.

В результаті ви отримаєте вибірку всіх документів типу "Акт виконаних робіт" у новоствореній папці.

Далі ви можете надати доступ користувачам до новоствореної папки для роботи з нею.