Автоматизація роботи з однотипними документами за допомогою Microsoft Office і FossLook

Вступ

На практиці часто виникає завдання створення декількох однотипних документів, наприклад, таких, як листи для розсилки. При цьому в листах змінюються лише імена та адреси кореспондентів, а вміст залишається однаковим для всіх. У Microsoft Office для цього існує механізм "злиття". Причому ви можете користуватися злиттям не тільки для листів, але і для будь-яких інших документів, наприклад, договорів, наказів тощо.

У статті буде показано, як можна працювати з однотипними документами, використовуючи функції "злиття документів" Word, і як можна автоматизувати ту ж роботу за допомогою механізму шаблонів платформи FossLook.

Створення однотипних документів за допомогою злиття в Microsoft Word

Злиття документів в Microsoft Word розраховане головним чином на розсилку листів. В меню редактора Word роботі з листами присвячена вкладка "Розсилання". Передбачається, що у вас є певний список даних про кореспондентів (у вигляді файлу Excel або контактів Outlook), які потрібно зв'язати з необхідними місцями в листі, наприклад, в зверненні до адресата і т.д.

Розглянемо більш загальну задачу, коли нам потрібно створити не лист, а інший який-небудь документ, наприклад, договір і автоматизувати створення таких договорів для деякого набору даних про контрагентів в цих договорах.

Для прикладу візьмемо вступну частину деякого дистриб'юторська договору, набрану в Microsoft Word:

Потрібно зробити так, щоб Word підставив в поля "Number", "Date" і ін. Значення з зовнішнього файлу, які при необхідності можна відредагувати, додати нові, підставити їх в даний документ, роздрукувати і т.д.

Для цього створимо в Microsoft Excel документ:

В Excel файлі у стрічках записані значення, які потрібно підставити в документ Word у відповідні поля: місяць, дата, рік, номер, постачальник, країна постачальника, дистриб'ютор, країна дистриб'ютора. Верхній рядок використовується для заголовків колонок.

За допомогою пункту меню Microsoft Word "Розсилання/Вибрати одержувачів/використовувати існуючий список" ви можете вказати ім'я файлу - джерела даних для злиття з документом Word. Виберіть наш Excel файл.

Далі виберіть місце в документі Word, куди потрібно вставити значення з Excel файлу та за допомогою пункту меню "Розсилання/Вставити поле злиття" виберіть заголовок колонки в Excel файлі, звідки будуть підставлятися ваші значення. Таким чином, буде встановлено зв'язок з джерелом даних.

Тепер наш документ готовий для прийняття в нього даних з джерела (Excel файлу). Натисніть "Переглянути результати" і, керуючи кнопками прокрутки записів, можна переглянути документ Word для кожного рядка даних з файлу Excel:

Далі всі або вибрані документи можна відправити на друк:

Шаблони FossLook

Спробуємо вирішити описане вище завдання за допомогою платформи FossLook. Для цього створимо три типи документів: Suplier (для ведення бази постачальників), Distributor (для дистриб'юторів) і Distribution Agreement (для обліку договорів) і один довідник Countries (для країн постачальників і дистриб'юторів, згаданих в договорах):

Тип документа Distribution Agreement використовує поля Suplier і Distributor, які є посиланнями на відповідні документи:

Заполним довідник і інші документи даними, які використовувалися в Excel файлі. Далі створимо шаблон документа Distribution Agreement :

Як бачимо діалог вибору поля для вставки у шаблон показує поля не тільки основного документа, але і документів, на які той посилається.

В результаті документ з вкладеним в нього файлом, що створено за спроектованим шаблоном, буде виглядати наступним чином:

Цей документ може бути відправлено на друк.

Висновки

Функція "злиття" Word і механізм роботи з шаблонами FossLook дозволяють отримати один і той самий результат - автоматизувати створення однотипних документів з подальшим відправленням їх на друк. Однак у кожної програми є свої переваги: ​​

Переваги Microsoft Word:

• Підтримка у якості джерела даних файлів різних форматів Microsoft, у тому числі і адресної книги Outlook.
• Можливість відправки на друк відразу декількох документів, не відкриваючи кожен окремо.

& nbsp;

Переваги FossLook:

• Можливість роботи в багатокористувацькому режимі.
• Установка зв'язку між документами (по типу батьківський-дочірній або просто посилання на документ) з можливістю вставки обраних полів з одного документа в інший.