Skip Navigation LinksСтатті > Початок роботи

Початок роботи



Для щоб ввійти в систему відкрийте меню "Пуск" і запустіть "FossLook Адміністратор":

Іконка FossLook Адміністратор в меню Пуск

Зауваження: Додаток "FossLook Адміністратор (розширений режим)" не рекомендується для початкового вивчення системи, так як має більш складний інтерфейс.

Іконка FossLook Адміністратор в меню Пуск Всі програми

Заповніть поля в діалозі підключення:

  • Сервер рекомендується вибрати зі списку (ваш екземпляр буде видно), або залишити вхідні дані як на малюнку. Ви також можете просто ввести "localhost", або ім'я машини, де встановлений сервер.
  • Аутентифікація - вибрати FossDoc
  • Логін - ввести Administrator (система буде пропонувати ваш логін за замовчуванням, але слід ввести саме "Administrator".)
  • Пароль - ввести 123

Діалог підключення до серверу FossLook

У випадку, якщо у вас є питання або складнощі зі входом, звертайтесь на наш форум, ми підкажемо рішення.

Після натискання на кнопку "Підключитися" ви ввійдете в програму "FossLook Адміністратор":

Вікно майстра адміністрування СЭД платформы FossLook

Створення структури організації

Ви увійшли в систему, але у вас всього один користувач - Administrator. Цей обліковий запис не призначений для повсякденної роботи співробітників, тому вам потрібно створити хоча б один підрозділ, а в підрозділі - створити співробітників. Для цього перейдемо в пункт меню "Підрозділи" і виберемо "Додати підрозділ".

Добавти підрозділ

Введіть назву своєї організації. Ми, в якості прикладу, організацію назвемо ТОВ "Консалтинг". Після введення назви збережіть цей підрозділ.

Збереження підрозділу

Тепер нам доступна кнопка "Створити співробітника" , нею і скористаємося.

Створення співробітника

Введемо мінімально необхідні дані для створення користувача в системі, який одночасно буде і співробітником підрозділу, та збережемо користувача.

Збереження співробітника

Потім створимо ще одного співробітника. В результаті у нас буде підрозділ з двома співробітниками.

Список співробітників

Створення типів документів

Співробітників ми створили для того, щоб надалі продемонструвати їх роботу з документами. Але поки в системі ще немає жодного документа. Почнемо їх створювати. Система поставляється з певним набором бібліотек, що забезпечують її роботу, але нам потрібно створити свою бібліотеку. Для цього необхідно перейти в пункт меню "Бібліотеки документів" . Далі виберіть "Створити" Детальніше про бібліотеки документів в статті "Створення бібліотеки документів".

Створити бібліотеку

Бібліотеки можуть мати довільне ім'я. Ми свою назвемо - "Маркетингові документи".

Створити свою бібліотеку

Після збереження бібліотеки нам стала доступною можливість створення типів документів. Тип документа визначається набором полів і функцій властивих йому. Наприклад, ми створимо два типи документа "Комерційна пропозиція" і "Технічна пропозиція". Докладніше про те як створити власний тип документа в статті "Створення власного типу документа".

Створити тип документа

Для нашого типу документа "Комерційна пропозиція" виберемо деякі функції, відзначивши їх,

Функції типа документа

і створимо поля, що описують наш тип документа, натиснувши "Створити" .

Поля типа документа

Для простоти викладення будемо вважати, що наш тип документа "Комерційна пропозиція" матиме два поля "Дата документа" з типом "Дата" і "Короткий зміст" з типом "Строковий індексований". З усіма типами полів можна ознайомитися в статті "Типи полів, які підтримуються в документах FossLook".

Сворення полів в типі документа

В результаті ми отримаємо наш тип документа "Комерційна пропозиція".

Поля типа документа

Тепер створимо тип документа "Технічна пропозиція". Тільки замість створення нових полів будемо додавати поля зі списку вже існуючих. Для цього виберемо пункт "Додати" поле, і додамо в тип документа вже існуючі поля в "Комерційній пропозиції" так як ці поля підходять за змістом і для "Технічної пропозиції". Також виберемо потрібні функції для типу документа, як і в попередньому випадку.

Додовання поля в тип документа

В результаті отримаємо бібліотеку з двома типами документів і папками для їх зберігання. Імена папок збігаються з іменами документів.

Результуюча бібліотека

Надання доступу до папок

Спочатку перейменуємо папку з "Комерційна пропозиція" на "Комерційні пропозиції" так як в папці буде зберігатися багато документів. Те ж зробимо і для другої папки.

Властивості папки

Тепер надамо доступ, раніше створеним користувачам, до наших папкок. Для цього, спочатку, необхідно розірвати доступ до папки від батьківського об'єкта тобто клацнути по напису "Клацніть тут щоб налаштувати доступ ..."

Розрив доступу від батька

А потім вибрати користувачів, яким буде надано доступ до папок.

Надання доступа к папке

У нашому прикладі, до папки "Технічні пропозиції" ми надамо повний доступ Прохорову, а до папки "Комерційні пропозиції" - повний доступ надамо Королевій, а Прохорову - доступ на читання. Для того щоб вибрати рівень доступу користувача клацніть лівою клавішею миші в колонці "Рівень доступу" на рядку користувача, доступ якого хочете змінити. Детальніше про рівні доступу можна прочитати в статті "Варіанти надання доступу до папок, документів і полів документу".

Розмежування доступу до папки

Надання доступу до довідників

У створених нами типах документах в якості одного з полів використовується довідник "Кореспонденти", так як на етапі створення типу документа ми включили в нього функцію "Документ з кореспондентом". За замовчуванням на всі довідники система дає користувачам дозвіл тільки на читання. Нам же необхідно дати можливість поповнювати цей довідник. Для цього перейдемо на бібліотеку "Кореспонденти і контакти", яка поставляється з системою, встановимо курсор на довідник "Кореспонденти", клацнемо правою клавішею миші та змінимо дозволи на цей довідник.

Дозволи на довідник Кореспонденти

Дамо Королевій дозвіл на повний доступ. При таких дозволах всі можуть переглядати цей довідник, а Королева має до нього повний доступ.

Зміни дозволів на довідник Кореспонденти

Робота користувачів з документами

Тепер подивимося як наші, раніше створені користувачі, бачать створені нами папки та документи. Для цього зайдемо в систему клієнтською програмою, від імені користувача Прохоров, ввівши його логін і пароль. (ці дані ми вводили на етапі створення користувачів див. вище)

Вхід користувача в систему

Як видно з малюнка нижче, користувач Прохоров бачить два розділи. 1 - поштові папки, які система надає користувачам за замовчуванням, та 2 - дві створені нами раніше папки "Комерційні пропозиції" та "Технічні пропозиції". Документів у папках поки що немає.

Папки користувача Прохоров

Користувач Королева бачить тільки одну папку "Комерційні пропозиції".

Створимо документ і відправимо його по маршруту, наприклад, "На ознайомлення". Для цього натиснемо "Створити".

Папки користувача Королева

Заповніть всі поля в документі, враховуючи специфіку заповнення довідкового поля (спочатку потрібно створити сам запис в довіднику, а потім його вибрати) і додайте вкладений файл.

Документ Технічна пропозиція

Тепер цей документ можна відправити по маршруту. Детальніше про маршрути можна прочитати в статті "Маршрутизація документів".

Відправка на ознайомлення

Виберемо співробітника, якому будемо відправляти документ.

Вибір співробітника

Заповнимо всі поля доручення, які вимагає система, і відправимо документ по маршруту. В результаті отримаємо документ з маршрутом.

Маршрут документу

Доручення по документу, який ми відправили по маршруту, надійде в папку "Вхідні" Прохорова.

Отримання документа

Відкриваючи це доручення, користувач автоматично відкриває сам документ в точці маршруту.

Відкриття документу

Враховуючи те, що ми раніше давали користувачеві Прохоров право на читання папки "Комерційні пропозиції", то він також буде бачити цей документ і просто в папці.

Перегляд папки с документами

Ви можете створювати свої бібліотеки і типи документів, як показано в цій статті, а можете імпортувати вже готові бібліотеки. Ми підготували для Вас кілька типових документів, які Ви зможете імпортувати в свою систему, і які полегшать Вам подальше знайомство з FossLook. Опис бібліотек типових документів в знайдете в однойменній статті.

© 2001-2017 ФОСС-Он-Лайн. Всі права захищені.