Як впровадити інфрмаційну систему у Вашій організації

Введення

Вам потрібно автоматизувати будь-який процес? Бажаєте впровадити систему електронного документообігу? А може у вас назріла проблема автоматизації спілкування з клієнтами, і прийшла пора застосувати CRM систему? Нижче ми розглянемо типові питання, про які слід подумати у процесі впровадження будь-якої інформаційної системи.

Усвідомлення суті проблеми

Перед тим, як щось впроваджувати або обирати, визначиться, за-раді чого все це. Наприклад, у вас в організації регулярно готують і узгоджують договори, і кожен співробітник зберігає їх як доведеться - на диску, в Dropbox, десь ще. І вам необхідно все стандартизувати, запровадивши систему (програмний продукт). Або ви працюєте в державній структурі, де величезна кількість документів, які потрібно виконувати, контролювати. А може бути ви - підприємець, і вам потрібно навести порядок з базою клієнтів. Ось ознаки того, що вам необхідно впровадити систему автоматизації в принципі або електронний документообіг, зокрема:

Робота з документами на паперових носіях

Ваш діловод веде паперовий "журнал реєстрації" вхідних і вихідних листів. Керівник пише на документі свої зауваження. Відділ контролю ставить "терміни" і роздає "бігунки" - маленькі листочки, де написано, кому, коли і що робити. Так, паперові документи ще довго будуть існувати в світі, але слід зводити роботу з ними до мінімуму. І вже точно це стосується випадків, коли документ породжено всередині вашої ж організації і не "йде" у зовнішній світ.

Застосування Excel для обліку списку клієнтів

Ваш менеджер веде в Excel список клієнтів. Начебто це вже краще, ніж "на папері", але розділити цю роботу на двох менеджерів буде складно. Якщо файл "помре" (його видалять), або будь-якої вірус його зашифрує, це може стати катастрофою. Інша сторона питання у тому, що "забрати" файл на диску можуть багато людей і легко "злити" список ваших клієнтів конкурентам.

Документ - це файл на диску?

Договори, які ви уклали - це купа файлів на дисках, мережевих "шарах", DropBox та інших місцях. Пошук по ним украй ускладнений, питання зручності сумнівні. Надійність теж сумнівна.

Виконавська дисципліна кульгає

Ви доручаєте співробітникам завдання за допомогою електронної пошти, на словах, по телефону. Через якийсь час про них забувають, або говорять що "лист не дійшов", зібрати воєдино свої завдання і звіти співробітників практично нереально, і з кожним підлеглим у вас свій "підхід".

Звільнення ключового співробітника руйнує роботу

Ви боїтеся, що якщо важливий співробітник піде, ніхто не зможе згадати, де і як він зберігав замітки про важливі справи і документи. Бізнес-процеси не описані, дані зберігаються у різних місцях. Звільнення парочки "ключових" співробітників з вашої організації може поставити під удар саме існування фірми.

Зберігання важливих документів в різних місцях - вірний шлях до втрати контролю над всім

Висновок: перед тим, як щось автоматизувати, знайдіть область для роботи, оберіть щось одне, хай і не найскладніше. Процес впровадження не відбувається миттєво, а психологічно буде приємніше усвідомити, що ви щось "довели до розуму".

Герої робочого процесу

Перед тим, як робити великі справи, вам буде потрібно зібрати людей, які будуть вам допомагати. Їх кількість не повинна бути занадто великою, а за ролями ваші "герої" будуть такими:

"Бос"

"Бос" - той, хто найголовніший. І він за все це платить. Навіть якщо ви оберете безкоштовну систему, він оплачує ваш робочий час. Цілком можливо, що саме ця людина десь почула або прочитала про необхідність автоматизації бізнесу або про систему документообігу і "загорівся", щоб впровадити таку ж у себе. "Бос" в результаті буде тим, хто поставить підпис в договорі на придбання системи, тому будьте впевнені що ви знайшли саме його - якщо у вас немає зв'язку з тим, хто оплатить придбання програмного комплексу, "залізо" для нього, а також ваш час, весь процес приречений. Дуже вдало, якщо "Бос" - це ви, і читаєте цю статтю! Від "Боса" буде потрібно запустити весь процес - зібрати всіх залучених людей, поставити їм завдання в стилі "Хочу впровадити у себе систему документообігу-CRM-ERP" (або щось в цьому роді). "Бос" повинен бути готовий до деяких фінансових витрат, адже хороший керівник знає, що безкоштовно нічого не буває і не робиться.

"Програміст"

"Програміст" - це той хлопець, який допоможе вам встановити систему, "полагодити" комп'ютер, стежити за тим, щоб у всіх на роботі був Інтернет. Так, скоріше за все, він - "системний адміністратор", але "Програміст" звучить гордо і, головне, всім зрозуміло. У нашій історії йому доведеться важче за всіх - він повинен вивчити систему в деталях, розібратися, все встановити, поспілкуватися з розробником. Вам варто вибрати на цю роль розумного і досить активного співробітника. Не варто залучати сюди того, хто сам потребує допомоги "комп'ютерника", а також уникайте ледачих, що втратили ентузіазм. Особливу увагу йому також доведеться приділити вивченню бізнес-процесів. Не можна просто так взяти "встановити" і сказати "А я все зробив, тепер ви самі працюйте!". Співробітникові-програмісту доведеться витратити чимало сил, щоб з одного боку, зрозуміти всі питання самому, а з іншого - донести їх до своїх колег, і до "Боса" зокрема. Адмініструвати будь-яку систему також доведеться йому.

"Начальник"

"Начальник" - як би не хотілося "програмісту" зробити все самому, йому на допомогу дуже потрібен співробітник, який здатний впливати на оточуючих колег найжорсткішим чином. Його роль ось у чому: з одного боку він знає робочий процес, з іншого - він начальник і може змусити всіх вивчати і використовувати щось нове. У "Боса" на це просто немає часу, він лише дав загальний план і завдання, а ось "розгрібати проблеми" і "прогинати" під це всіх інших - завдання "Начальника". Це може бути топ-менеджер або керівник департаменту. Головне - людина, що має владу, а також він здійснює контроль за тим, щоб весь процес рухався далі. "Програміста" можуть завантажити іншими справами, і без контролю з боку керівництва будь-яке позитивне починання може зійти нанівець. Отже наш "Начальник" - це сполучна ланка між "Босом", "Програмістом" і іншими співробітниками.

Обираємо програмний продукт

Якщо ви приблизно вже зрозуміли проблеми вашої організації і усвідомили, що саме потрібно автоматизувати, варто почати пошук відповідних програмних розробок. Тут у вас буде багатий вибір. Складіть порівняльну таблицю кандидатів і пропишіть критерії та якості і функціонал, щоб вам було простіше оцінити їх.

За гроші або безкоштовний варіант

Багато людей хочуть знайти тільки безкоштовні системи автоматизації роботи з документами. На перший погляд це зрозуміло: навіщо платити, якщо можна знайти безкоштовно? Але у всього є своя ціна: ви повинні врахувати ваш час на вивчення. Якщо ви купуєте платформу автоматизації, хороший продавець допоможе вам її правильно використовувати. Якщо ж взяти безкоштовний варіант - вся надія тільки на вас самих. А технічна підтримка? Якщо щось піде не так, хто вам допоможе? Вивчіть, як реагує постачальник на ваші питання. Чи швидко відповідають на форумі? Коли вийде нова версія, як відбувається процес оновлення? А головне - чи можливо укласти договір технічної підтримки?

Linux безкоштовний, але полюбить його ваша дівчина чи бухгалтер на роботі?

Висновок: оцініть ризики використання безкоштовної або комерційної системи автоматизації. Дізнайтеся вартість технічної підтримки. Не соромтеся і задайте свої питання на форумі, по телефону.

Демо-версія і презентації

Ви можете звернути увагу, що маса виробників програмних продуктів корпоративного рівня взагалі не пропонують вам на сайті "побачити", як виглядає їх розробка. Ні скріншотів, ні відео. Завантажити тимчасову версію продукту теж не можна. Але зате пропонують "передзвонити вам", і навіть надіслати менеджера в офіс з презентацією. Гарна презентація та особисте спілкування - це прекрасно, і часто саме такі моменти допомагають прояснити багато, але такий підхід говорить ще і про те, що постачальник боїться, що без його участі ви самі не зможете встановити і спробувати систему.

Продати вам "кота в мішку" - улюблене заняття менеджерів з продажу СЕД

Висновок: завжди тестуйте будь-який програмний продукт самостійно. Від початку установки і до майже повної автоматизації. Хороші постачальники запропонують вам тривалий пробний період (наприклад, до півроку), а якщо пощастить - то й безкоштовну версію. Якщо краще, що ви можете завантажити з сайту - це презентація в форматі Power Point - можете сміливо шукати наступного виробника.

Моделюємо бізнес-процеси

Отже, ви успішно вибрали і встановили у себе демо-версію (або безкоштовний варіант) деякої системи. Наприклад, систему документообігу. Що слід зробити далі? очевидно, вам потрібно вивчити більш конкретно область автоматизації - а саме, роботу ваших колег.

Розбираємося у деталях

Наш герой "Бос" в деталях розбиратися не буде, "Начальник" - розбереться десь відсотків на 70, а скрупульозно до дрібниць повинен розібратися "Програміст". Чому саме він? Хоча б тому що технічний склад розуму дозволяє йому абстрагуватися і аналізувати будь-який процес. Нерозумно впроваджувати систему по роботі з документами, якщо сам не зрозумів, як і куди ці документи "переміщаються" в реальності.

• Відвідайте ваших колег. Дізнайтеся, хто і чим з них займається, в розрізі того виду діяльності, який ви хочете автоматизувати. Наприклад, ваш менеджер може працювати з документами типу "Комерційна пропозиція", "Презентація". Директор ("Бос") напевно ухвалює і підписує договори. Співробітники з відділу реклами готують промо-матеріали.
• Складіть схему їх взаємодії (хто і що кому передає, повідомляє, пересилає). Маршрути документів допоможуть вам організувати нову модель взаємодії.
• Визначте спосіб зберігання даних і продумайте, чим і як ви його заміните. Файли на "Робочому столі", листи в Outlook, різні папки із загальним доступом - все це повинно бути уніфіковано в електронному вигляді в єдиній базі
• Не відкладаючи фіксуйте все документально, це буде опис ваших бізнес-процесів.

Фіксуйте результати обговорень. Все, що не записано - забувається і розуміється кожним по-своєму.

Висновок:

• Спілкуйтеся з вашими колегами про їх роботу в розрізі того, що ви хочете автоматизувати.
• Фіксуйте відразу результати обговорення, інакше ви легко це забудете.
• Обговорюйте з "Начальником" все що дізналися. Це допоможе йому бути залученим до процесу.

Реалізація бізнес-процесів на реальній системі

Зібрані дані про роботу співробітників тепер потрібно застосувати - створити працюючу модель на "живий" системі. Вам потрібно в першу чергу змоделювати структуру організації, створити кілька користувачів (ваших співробітників). Після цього за допомогою системи спробуйте організувати їх роботу. Наприклад, створіть бібліотеки документів, що допоможуть вам швидко організувати спільний простір для роботи і зберігання даних, а механізм доручень - налагодити виконавську дисципліну або виконувати узгодження.

Висновок:

• Відберіть різних учасників процесу і заведіть їх в системі. Якщо безкоштовної версії вам недостатньо, отримаєте ліцензію від розробника на більше число співробітників (тимчасову ліцензію).
• Створіть в системі набір типових документів (хоча б один), над яким працюватимуть ваші співробітники. Поки це відбувається віртуально і за всіх "граєте" ви, але це допоможе зрозуміти вам всі нюанси і деталі.
• Взаємодію в системі можна налагодити за допомогою налаштування загального доступу до папок з документами і маршрутизації. Пропишіть шаблонні маршрути для різних випадків. Спробуйте попрацювати з ними.

Підготовка "заліза"

На перших порах, поки ви самі вивчаєте систему, вона може бути встановлена тільки на вашому комп'ютері. Якщо ви хочете залучити до роботи реальних людей, вам пора подумати про реальний сервер, де буде "жити" ваша система.

Висновок:

• Дізнайтеся, на якій конфігурації буде працювати сервер вашої системи (документообігу, CRM, ERP).
• Цілком може бути, що поки з ним працюють лише кілька співробітників, вимоги до апаратної частини будуть вельми скромні. Але треба запитати у розробника, щоб не працювати "на межі" - зіпсується враження.
• Яку базу даних буде використовувати система? Зверніть увагу, що існують безкоштовні бази даних від серйозних виробників, наприклад SQL Express (MS SQL Server) і MySQL, який входить до складу інсталяції FossLook, так що вам навіть не доведеться думати про те, як його встановити і змусити працювати.
• Подумайте відразу про резервних копіях бази - немає нічого більш сумного, як втрата роботи через таку дрібницю.

Навчання співробітників

Ви підготували сервер, встановили програмне забезпечення на машини учасників дослідної експлуатації. Тепер залишилося "змусити" їх взагалі чомусь вчитися і працювати з вами. Якщо ви думаєте, що вони в робочий час будуть відволікатися на те, щоб вивчати нове, працювати в системі, вас чекає розчарування. І тут вам потрібно підключити до процесу спочатку "Начальника", а якщо він не допоможе, заручитися підтримкою "Боса": він точно "умовить" всіх.

Висновок:

• Не всі співробітники будуть раді впровадженню нових інформаційних систем - адже вони так відмінно могли жити і не працювати (імітуючи бурхливу діяльність).
• Залучайте керівництво для впливу на супротивників і ледарів.
• Не робіть тривалого навчання. Наприклад, по півгодини в день, протягом 5 днів буде цілком достатньо для початкового рівня.

Реальна робота

Навчання завершено. Прийшов час почати працювати "по-справжньому". Знову підключаємо "Начальника" або "Боса" і вони видають наказ по організації, який наказує співробітникам використовувати тільки новий підхід до роботи, наприклад:

• "З 01.01.2016 забороняється носити на папері документи виду "Службова записка", а слід використовувати систему документообігу".
• "Забороняється використовувати електронну пошту для узгодження договорів".
• "Базу клієнтів зберігати у вигляді кореспондентів і контактів у бібліотеці FossLook".

Щасливий фінал?

Фінал буде, але не для всіх він стане щасливим. Хто вивчить нову систему - тому вона полегшить життя. Зазвичай люди, які працювали чесно і на совість, будуть тільки раді. Однак, аналіз бізнес-процесів виявить всі проблеми організації. Деякі співробітники, які просто сиділи "для меблів" на роботі, можуть бути звільнені, і це буде цілком справедливим підсумком для них. "Бос" зрозуміє, що не можна просто так взяти, купити і щоб "все стало добре" - потрібно багато працювати, і однією "програмою" тут все не вирішити. Ви ще не один раз будете спілкуватися з розробниками, можливо замовляти індивідуальні програмні модулі або консультації. Але коли через рік ви озирнетеся на те, як працювали раніше, ви зрозумієте, що тепер уже не хочете назад.

Розкажіть нам про свої завдання, які робочі процеси і завдання ви хотіли б автоматизувати, і ми підкажемо, як для цього найкраще застосувати FossLook або FossDoc!