Skip Navigation LinksСтатті > Імпорт файлів з диску в FossLook

Імпорт файлів з ​​диска в FossLook

Зазвичай до впровадження системи документообігу співробітники використовують звичний спосіб роботи з документами - зберігання файлів на диску, в одній або кількох папках. Якщо таких документів чимало, то при впровадженні FossLook або FossDoc постане питання: "А як мені тепер помістити всі мої існуючі файли в систему?". Можна вручну створювати картки документів, і до кожної підключати файл, але для спрощення цієї процедури був розроблений майстер "Імпорт документів з диску".

Підготовка до імпорту файлів

Перед тим, як почати імпорт файлів, слід переконатися що ви створили необхідний набір типів документів. Якщо планується імпортувати "Комерційні пропозиції" і "Договори", то вам буде необхідно заздалегідь створити такі бібліотеки документів. У кожній такій бібліотеці буде як мінімум, одна папка для зберігання документів, яку і можна буде використовувати.

Система буде створювати для кожного файлу одну картку документа, по типізації папки в яку проводиться імпорт. Отже, такий майстер придатний для випадку, коли документи одного типу знаходяться в одній папці а також в її підпапках.

Ви можете не мати відразу весь набір полів у своєму типі документа, і заповнювати їх пізніше по мірі можливості.

Зверніть увагу: якщо у вас в одній папці різні за змістом документи, то слід попередньо розкласти їх по різних папках, а потім виконати імпорт по черзі для кожної.

Наприклад, якщо у вас є файли які містять презентації, а також комерційні пропозиції, але всі вони знаходяться в одній папці, вам слід створити два типи документа в FossLook - один "Презентація", другий - "Комерційна пропозиція". Потім, на файлової системі відокремте одні файли від інших, так, щоб у вас було дві папки з файлами. Виконайте імпорт для кожної з папок, для досягнення правильного результату.

Запуск майстра імпорту

В Адмініструванні перейдіть в розділ "Бібліотеки документів", а потім відзначте папку, в яку будете виконувати імпорт.

Запустіть майстер через головне меню "Сервіс \ Імпорт документів з диску".

Меню майстра Імпорт документів з диску в розширеному адмініструванні FossLook

Виберіть папку на диску, з якої почати імпорт файлів, а також папку в FossLook, куди потрібно імпортувати документи.

Простіше всього заздалегідь перейти на папку, а потім відкривати майстер - в цьому випадку вона буде обрана відразу автоматично.

Вибір папки-джерела і папки куди імпортувати файли з диска в СЕД платформу FossLook

Обробка підпапок

За замовчуванням майстер імпортуватиме файли з вибраної папки, а також з усіх її підпапок, створюючи їх у FossLook.

Таким чином ви отримаєте таке ж дерево папок, як у вас на файлової системі.

Імпорт файлів з ​​підпапок з диска в систему документообігу

Деталі файла-документа

Офісні пакети, такі як Microsoft Word, дозволяють встановити набір властивостей для документа:

Властивості документа Microsoft Word які описують автора, тему та ключові слова

Якщо вас не хвилюють ці властивості, або користувачі не прагнули їх заповнювати, ви можете пропустити цей пункт (використання цієї функції не обов'язково для роботи майстра).

У разі, якщо у ваших файлах такі властивості представляють для вас корисність, є можливість імпортувати їх у вигляді полів картки документа.

Перейдіть в адмініструванні на кореневий елемент "Бібліотеки документів" і запустіть майстер імпорту бібліотек:

Майстер імпорту бібліотек FossLook

Імпортуйте за допомогою майстра базову функцію "Деталі файлу", яка містить такий же набір властивостей, який ви можете встановити для документа.

Після імпорту ви можете підключити її до свого типу документа:

Підключення функції Деталі файлу FossLook

Майстер імпорту файлів заповнюватиме дані властивості, і ви отримаєте відразу заповнений електронний документ:

Властивості документа Microsoft Word які описують автора, тему та ключові слова

Оновлення існуючих файлів в документах

Майстер імпорту автоматично визначає, чи слід оновлювати вміст файлів, якщо в папці на диску виявлені більш свіжі версії (за датою модифікації).

Таким чином, якщо ви повторно запустите імпорт з однієї і тієї ж папки, ніяких дій проводиться не буде.

Але якщо в папці один або кілька файлів мають дату модифікації більш пізню, ніж файл в картці FossLook, майстер заново завантажить цей файл в ту ж картку.

Майстер не видаляє картки документів з папок, у разі якщо на диску таких файлів більше немає, тому процедура імпорту файлів в робочій ситуації не повинна виконуватися на регулярній основі, а лише бути інструментом для міграції документів в систему FossLook.

© 2001-2017 ФОСС-Он-Лайн. Всі права захищені.