Імпорт файлів з ​​диска в FossLook

Зазвичай до впровадження системи документообігу співробітники використовують звичний спосіб роботи з документами - зберігання файлів на диску, в одній або кількох папках. Якщо таких документів чимало, то при впровадженні FossLook або FossDoc постане питання: "А як мені тепер помістити всі мої існуючі файли в систему?". Можна вручну створювати картки документів, і до кожної підключати файл, але для спрощення цієї процедури був розроблений майстер "Імпорт документів з диску".

Підготовка до імпорту файлів

Перед тим, як почати імпорт файлів, слід переконатися що ви створили необхідний набір типів документів. Якщо планується імпортувати "Комерційні пропозиції" і "Договори", то вам буде необхідно заздалегідь створити такі бібліотеки документів. У кожній такій бібліотеці буде як мінімум, одна папка для зберігання документів, яку і можна буде використовувати.

Система буде створювати для кожного файлу одну картку документа, по типізації папки в яку проводиться імпорт. Отже, такий майстер придатний для випадку, коли документи одного типу знаходяться в одній папці а також в її підпапках.

Ви можете не мати відразу весь набір полів у своєму типі документа, і заповнювати їх пізніше по мірі можливості.

Зверніть увагу: якщо у вас в одній папці різні за змістом документи, то слід попередньо розкласти їх по різних папках, а потім виконати імпорт по черзі для кожної.

Наприклад, якщо у вас є файли які містять презентації, а також комерційні пропозиції, але всі вони знаходяться в одній папці, вам слід створити два типи документа в FossLook - один "Презентація", другий - "Комерційна пропозиція". Потім, на файлової системі відокремте одні файли від інших, так, щоб у вас було дві папки з файлами. Виконайте імпорт для кожної з папок, для досягнення правильного результату.

Запуск майстра імпорту

В Адмініструванні перейдіть в розділ "Бібліотеки документів", а потім відзначте папку, в яку будете виконувати імпорт.

Запустіть майстер через головне меню "Сервіс \ Імпорт документів з диску".

Виберіть папку на диску, з якої почати імпорт файлів, а також папку в FossLook, куди потрібно імпортувати документи.

Простіше всього заздалегідь перейти на папку, а потім відкривати майстер - в цьому випадку вона буде обрана відразу автоматично.

Обробка підпапок

За замовчуванням майстер імпортуватиме файли з вибраної папки, а також з усіх її підпапок, створюючи їх у FossLook.

Таким чином ви отримаєте таке ж дерево папок, як у вас на файлової системі.

Деталі файла-документа

Офісні пакети, такі як Microsoft Word, дозволяють встановити набір властивостей для документа:

Якщо вас не хвилюють ці властивості, або користувачі не прагнули їх заповнювати, ви можете пропустити цей пункт (використання цієї функції не обов'язково для роботи майстра).

У разі, якщо у ваших файлах такі властивості представляють для вас корисність, є можливість імпортувати їх у вигляді полів картки документа.

Перейдіть в адмініструванні на кореневий елемент "Бібліотеки документів" і запустіть майстер імпорту бібліотек:

Імпортуйте за допомогою майстра базову функцію "Деталі файлу", яка містить такий же набір властивостей, який ви можете встановити для документа.

Після імпорту ви можете підключити її до свого типу документа:

Майстер імпорту файлів заповнюватиме дані властивості, і ви отримаєте відразу заповнений електронний документ:

Оновлення існуючих файлів в документах

Майстер імпорту автоматично визначає, чи слід оновлювати вміст файлів, якщо в папці на диску виявлені більш свіжі версії (за датою модифікації).

Таким чином, якщо ви повторно запустите імпорт з однієї і тієї ж папки, ніяких дій проводиться не буде.

Але якщо в папці один або кілька файлів мають дату модифікації більш пізню, ніж файл в картці FossLook, майстер заново завантажить цей файл в ту ж картку.

Майстер не видаляє картки документів з папок, у разі якщо на диску таких файлів більше немає, тому процедура імпорту файлів в робочій ситуації не повинна виконуватися на регулярній основі, а лише бути інструментом для міграції документів в систему FossLook.