Статті > Порівняння FossLook і Google Drive
Порівняння хмарного сховища Google Drive і платформи FossLook
Вступ
На перший погляд, це абсолютно різні продукти: хмарний сервіс і клієнт-серверний додаток.
Однак, у даних продуктів є спільне призначення - організація спільної роботи користувачів з документами.
Під цим кутом зору ми і будемо їх порівнювати. Припустимо, ви стоїте перед вибором продукту для спільної
роботи з документами - в яких випадках краще використовувати Google Drive, а в яких FossLook? Спробуємо розібратися.
Для порівняння розглянемо функції, реалізовані і в тому і іншому продукті.
Сховище даних
Обидва продукти управляють папками і документами, які в них зберігаються, але реалізація цих функцій у них різна.
Хмарне сховище Google Диск
В папки хмарного диска Google Drive можна завантажувати будь-які файли з вашого локального комп'ютера.
За допомогою нього можна створювати тексти, таблиці, презентації власного формату (документи Google Docs).
Google Drive може також відкривати і перетворювати файли у форматі популярних офісних додатків (наприклад, Microsoft Word)
в документи власного формату.
Рівень вкладеності папок не обмежений. В Google Drive є обмеження на обсяг збережених даних: 15Гб під зберігання
(Сторонніх файлів) виділяється безкоштовно, документи у власному форматі місце не займають.
Розширення дискового простору вимагає переходу на відповідний тарифний план. Для документів, таблиць і презентацій
Google Docs на Google Drive є ряд обмежень на обсяг: максимум 1024000 символу або 50 Мб - для документа, 2 млн. осередків - для таблиці,
100Мб - для презентації. Максимальний розмір файлів, які можна завантажувати без перетворення в формат Google Документів,
Таблиць або Презентацій, може становити 5Тб (актуально для платних тарифних пакетів).
Крім того, якщо ви користуєтеся поштою Google та/або у вас є аккаунт у соціальній мережі Google+ листи і фотографії
(Розміром більше 2048х2048 пікселів) з цих додатків також займають обсяг Google Drive.
Можливості по налаштуванню інтерфейсу Google Drive мінімальні.
Зберігання даних в FossLook
Сховище даних FossLook - база даних під управлінням Microsoft SQL, Oracle або MySQL.
Відповідно всі обмеження на об'єм інформації пов'язані лише з доступним об'ємом дискового простору,
де знаходиться БД. Доступ до БД можливий як за допомогою настільного додатку Windows (FossLook Клієнт),
так і за допомогою веб-браузера (веб-клієнт FossLook).
Для роботи з документами FossLook необхідно бути авторизованим користувачем на сервері системи (або в вашому домені Windows,
якщо до системи підключено модуль Active Directory).
Працювати з документами та папками FossLook ви можете як за допомогою ОС Windows клієнта так і за допомогою веб-браузера.
Документи в FossLook
Документ в FossLook на відміну від Google Drive представляється як набір атрибутів (полів), що описують документ,
в тому числі і вкладених у нього файлів, тобто файли в FossLook зберігаються "всередині" документів.
Будь-який користувач може створити в системі документ, що представляє набір визначених полів,
який може бути налаштований на ваш розсуд. До документа можна прикріпити будь-яку кількість файлів з вашого локального диска.
Ви можете самостійно проектувати набір полів документів, а також налаштовувати вигляд інтерфейсу документа - приховувати/показувати інформацію:
Редагування файлів можливо тільки в режимі оффлайн, якщо на вашій локальній машині встановлені програми для роботи з даними файлами.
Встановлення зв'язків між документами
Ще однією функцією FossLook, що недоступна в Google Диск, є можливість встановлення зв'язків між документами.
Ви можете встановлювати зв'язки по типу: "один документ вкладений в інший", "один документ посилається на інший" або "документ
використовує значення полів іншого документа в якості довідника".
Пошук документів
В Google Диск можна шукати файли по імені, а також по вмісту документів (повнотекстовий пошук).
FossLook надає набагато більше можливостей, використовуючи пошук за значеннями полів та об'єднуючи умови пошуку за допомогою
логічних операторів. Також можливий повнотекстовий пошук (по вмісту вкладених в документ файлів).
Порівняння по сховищу
У таблиці наведені короткі висновки за можливостями сховища документів Google Drive і FossLook
| Можливість |
Google Drive |
FossLook |
| Робота з безкоштовними офісними застосуваннями он-лайн |
Так |
Ні |
| Встановлення зв'язків між документами |
Ні |
Так |
| Налаштування інтерфейсу користувача |
Мінімальні |
Широкі можливості |
| Робота як в інтернеті, так і в локальній мережі |
Тільки інтерент |
Так |
| Обмеження на обсяг даних |
Є. Розширюються переходом на платні пакети |
Є. Залежать від обсягу локального диска, де розташована ваша БД |
| Безпека зберігання даних |
Інформація зберігається в інтернеті. Теоретично небезпечно |
Інформація зберігається на сервері БД. Можна працювати як у локальній мережі, так і через інтернет. Хороший захист |
| Повнотекстовий пошук |
Так |
Так (по вкладеним файлам) |
| Пошук за значеннями атрибутів документів, з використанням логічних операторів |
Ні |
Так |
Надання доступу
Як надати доступ до документа користувачам в Google Drive
До будь-якого файлу або до папки в Google Drive можна дати доступ іншим користувачам через інтернет.
Даний доступ надається за посиланням або за запрошенням, надісланим на адресу електронної пошти, вказану в налаштуваннях доступу.
Слід розуміти, що якщо документ доступний за посиланням, то він опублікований в інтернет і доступний всім користувачам,
які випадково чи не випадково отримали посилання і відкрили його.
Google Drive дозволяє опублікувати документ в інтернеті також з можливістю доступу для всіх, навіть тих,
у кого не має посилання на документ. Тобто документ включається в індекс пошукової машини, і знайти його може будь-який користувач.
Доступ, наданий на запрошення, може бути обумовлений правами: "Перегляд", "Коментування", "Редагування".
У користувача, який створив документ в Google Drive, є право "Власник".
Різниця між правами представлена в таблиці нижче:
|
Перегляд |
Коментування |
Редагування |
Власник |
| Перегляд файлів і папок |
+ |
+ |
+ |
+ |
| Можливість скачати файли на комп'ютер і синхронізація з іншими пристроями |
+ |
+ |
+ |
+ |
| Створення копій |
+ |
+ |
+ |
+ |
| Коментування і пропозиції виправлень у файлах |
|
+ |
+ |
+ |
| Редагування документів, таблиць, презентацій і малюнків |
|
|
+ |
+ |
| Зміна налаштувань доступу до файлів |
|
|
+ |
+ |
| Переміщення файлів в папку і з папки |
|
|
+ |
+ |
| Додавання та видалення версій файлів |
|
|
+ |
+ |
| Видалення файлів та папок |
|
|
|
+ |
| Передача права володіння об'єктом іншому користувачеві |
|
|
|
+ |
Права доступу FossLook
Кожен користувач може входити в кілька груп, а також належати якомусь одному підрозділу організації.
У системі можна побудувати ієрархію вашого підприємства і включити в неї користувачів:
Доступ до документів і папок налаштовується централізовано адміністратором системи за допомогою Windows додатку FossLook Адміністратор.
Ви можете надати доступ як окремим користувачам, так і групам користувачів.
Власник документа також може налаштувати дозволи на свій документ самостійно за допомогою свого клієнтського додатку.
Види прав доступу FossLook, термінологія і політика роботи з ними аналогічні тим, що використовуються в ОС Windows:
Порівняння з реалізації прав доступу
У таблиці наведені короткі висновки по реалізації прав доступу в Google Drive і FossLook
| Можливості |
Google Drive |
FossLook |
| Централізоване управління правами доступу |
Ні |
Так |
| Можливість безпосередньо опублікувати документ в Інтернеті з призначенням прав доступу |
Так |
Ні |
| Підтримка групових політик |
Ні |
Так |
Колективна робота з документами
Як організувати спільну роботу з документами в Google Диск
При спільній роботі з документами формату Google Docs ви будете бачити, хто які правки вносить в документ в режимі онлайн.
Також інтерфейс офісу дозволяє спілкуватися користувачам, що працюють над документом, між собою у вікні чату.
Якщо права доступу дозволяють коментування, в документах офісу Google Docs ви також зможете залишати коментарі до тих чи інших
фрагментів, наприклад, текстового документа.
Спільна робота з документами, відмінними від формату Google Docs, можлива тільки в режимі оффлайн.
Інформацію про те, хто і коли змінював документ, можна побачити в діалогах управління версіями документів.
Колективна робота FossLook. маршрути документів
Ви можете надати документ для роботи іншим користувачам, відправивши його по маршруту. Маршрут проектується за допомогою
візуального редактора. У маршруті можна поставити користувачам завдання по роботі над документами і терміни їх виконання.
Маршрут можна налаштувати з певною логікою переходу від одного користувача до іншого.
Учасниками маршрутів можуть бути не тільки користувачі а й підрозділи організації. Документ можна відправити "на підрозділ",
з можливість роботи над ним будь-яким вільним користувачем підрозділу. Таким чином, ви можете організувати за допомогою FossLook
свої власні регламенти для роботи з тим чи іншим типом документа.
На відміну від Google Диск, в FossLook (на закладці "Маршрути") ви зможете побачити поточний стан роботи з документом, в т.ч.
коли користувач вперше відкрив документ, коли він відзвітував, що робота завершена та ін.
Стан робіт по документу щодо термінів виконання можна також відстежити, наприклад, створивши,
відповідні фільтри на папку, в якій зберігається документ. Наприклад, ви можете налаштувати фільтрацію документів
з простроченим терміном виконання, і таким чином, контролювати роботу своїх співробітників.
Порівняння за можливостями колективної роботи
У таблиці наведені короткі висновки за можливостями колективної роботи в Google Drive і FossLook
| Можливість |
Google Drive |
FossLook |
| Перегляд он-лайн, хто які правки вносить в документ |
Так |
Ні |
| Коментування роботи з документом он-лайн |
Так |
Ні |
| Робота над документом, як послідовність переходів від одного користувача до іншого(маршрут) |
Ні |
Так |
| Відстеження результату роботи над документом (звіт виконавця) |
Ні |
Так |
Управління версіями документів
Управління версіями документів Google Drive
Діалог керування версіями показує список всіх версій файлу, час синхронізації або завантаження, а також ім'я того, хто її виконав.
Ви можете завантажити нову версію файлу, завантажити попередню версію або видалити версію.
Управління версіями документів FossLook
В FossLook версії документів не створюються автоматично як в Google Drive. Попередньо у документа повинна бути
"Включена" функція для підтримки версійності. Ініціатором створення версії є користувач з відповідними правами.
Ви можете створити версію, до якої копіюються всі поля та вкладені в документ файли, повернутися до попередньої версії або видалити версію.
Порівняння по роботі з версіями документів
У таблиці наведені короткі висновки по роботі з версіями документів в Google Drive і FossLook
| Можливість |
Google Drive |
FossLook |
| Підтримується робота з версіями |
Так |
Так. Потрібно налаштування для типу документу |
| Створення нової версії документу |
Автоматичне (після редагування документа користувачем) |
Ініціюється користувачем |
Висновки
Розглянувши всі функції Google Drive і FossLook, що відносяться до спільної роботи над документами, можна сформулювати такі
рекомендації при виборі продукту.
Коли краще використовувати Google Drive
- Вас цікавить проста можливість спільної правки якого-небудь документу (тексту або таблиці) невеликим колективом користувачів
без особливих вимог до конфіденційності інформації.
- Вам потрібно швидко підготувати й опублікувати який-небудь документ в інтернеті для загального огляду або для певного кола осіб.
- Ви бажаєте використовувати тільки безкоштовні офісні додатки.
Коли надати перевагу FossLook
- Вам потрібне захищене сховище документів для роботи, в т.ч. і з конфіденційною інформацією.
- Вам необхідно гнучко налаштовувати доступ користувачів до документів, використовуючи групові політики.
- Ви розглядаєте документ не тільки як файл певного формату, але як набір атрибутів (полів), що описують документ.
- Вам необхідно організувати пошук документів не тільки по імені і вмісту, а й по інших атрибутах (наприклад, дата створення),
а також ви бажаєте фільтрувати документи за значеннями їх атрибутів.
- Вас цікавить інтерфейс користувача, що налаштовується, для показу тільки необхідної вам інформації про документи і папки.
- Ви хочете автоматизувати роботу великої кількості користувачів, використовуючи певні регламенти для обробки документів.
Таким чином, для корпоративної роботи найбільш підходить FossLook, для спільної правки документа невеликим колективом користувачів
(з можливістю публікацією документа в інтернеті), ідеально підійде Google Drive.