Робота зі складеними документами в Microsoft Word і FossLook

Вступ

На практиці часто виникає завдання - організувати одночасну роботу декількох користувачів з одним документом, при чому, кожен з них виконує свою частину, а відповідальний співробітник здійснює остаточну збірку, поєднуючи ці частини.

Текстовий редактор Microsoft Word легко справляється з цим завданням. У той же час наш продукт - платформа FossLook інтегрована з Microsoft Office і може виконати цю функцію, надавши користувачам ряд додаткових переваг.

Розглянемо процес складання документів докладніше.

Збірка в Microsoft Word

Припустимо, потрібно створити певний договір і два додатки до нього. Над кожним додатком працює окремий користувач, і вони являють собою два окремих файла у форматі Word.

Створюємо звичайний документ Microsoft Word, далі включаємо режим перегляду "Структура":

Введемо текст договору і заголовки для додатків. Далі за допомогою кнопок "Створити" або "Вставити" на панелі команд режиму "Структура" створимо нові або підключимо до договору вже існуючі файли для додатків.

Якщо була обрана команда "Створити", при збереженні з'являться файли з іменами введених заголовків (у нашому випадку "Додаток 1" і "Додаток 2"). Вони будуть поміщені у той самий каталог, що і "Договір". Якщо додатки вже існують, то Word вставить їх вміст в головний документ. Документи, що вставляються, можуть перебувати на тому ж комп'ютері, що і головний, або на якомусь мережевому ресурсі:

За допомогою команди "Згорнути вкладені документи" можна побачити шляхи файлів, а за допомогою "Розгорнути ..." - їх вміст.

Якщо вкладений файл у поточний момент взятий на редагування, змінити його вміст в головному документі не можна, з нього можна побачити, які зміни внесли користувачі при роботі з його частинами.

Для фіксації остаточної редакції, ви можете розірвати зв'язок з вкладеними документами і продовжити працювати з головним і усім його вмістом автономно.

Зв'язки в FossLook

Документ в FossLook - це не файл у форматі Word, а деякий об'єкт у базі даних, що уявляє собою набір атрибутів (полів). Друкованим представленням документу FossLook може бути файл у форматі Word. Так, наприклад, наш "Договір" буде містити: номер, дату, ім'я замовника і т.д. Значення даних полів будуть індивідуальні для кожного договору, а друковане його представлення у вигляді шаблону в форматі Word буде однаковим для всіх.

Припустимо, нам потрібно організувати роботу користувачів так, щоб один працював над договором, а інший над додатком до нього. Отже, нам необхідно створити два типи документів "Договір" і "Додаток", пов'язаних між собою, і дати користувачам доступ до папок, де вони будуть зберігатися.

Тип "Договір" буде виглядати приблизно так:

Тут поле "Додаток 1" є посиланням на документ відповідного типу:

Кожен користувач вводить свої дані, які потім можна буде вставити в друковану версію (Word шаблон) договору:

Створення шаблону докладно розглянуто у відповідній статті.

Таким чином, алгоритм збірки складеного документа в FossLook зводиться до наступних дій:

• Створити типи всіх документів, які складають певний один. Для цього буде потрібно визначити унікальні дані і, отже, представити їх у вигляді полів. Між полями необхідно встановити зв'язки.
• Дати доступ користувачам до папок, де будуть зберігатися документи створених типів. Користувачі заповнять їх поля.
• Спроектувати шаблон друкованої версії складеного документа, запровадивши в нього поля всіх пов'язаних з ним частин.

Підсумковий файл Word, створений за шаблоном і заповнений конкретними даними, може бути вкладений в документ FossLook і далі роздрукований.

Для нашого випадку договір для друку, створений за шаблоном, може виглядати приблизно так:

Висновки

Платформа FossLook допоможе вам при роботі з складеними документами в наступних випадках:

• У вашій організації генерується велика кількість типових документів, які передбачають колективну роботу співробітників над ними.
• Потрібно встановити права доступу кожного користувача для обмеження його частини завдань.
• Необхідні централізоване зберігання і захист конфіденційної інформації, які краще забезпечує сховище у вигляді бази даних, ніж звичайна файлова система.

Для роботи з одиничними складовими документами і при невеликих вимогах до безпеки зберігання інформації, досить використовувати один лише редактор Microsoft Word.