Ведення бази клієнтів за допомогою FossLook

Багато організацій або приватні підприємці стикаються з проблемою "де зберігати базу клієнтів?". Часто таке завдання вирішують за допомогою Excel (зберігають дані в таблицях) або більш "просунутий" варіант - Google Drive.

Можливо спочатку ви зможете так працювати, але з ростом кількості контактів ви почнете відчувати проблеми такого підходу. З одного боку, вам потрібно зберігати різну кількість інформації про кожного свого постачальника або покупця. Наприклад, у когось є телефон, а в іншого є ще й сайт. Добре б його записати!

Припустимо в таблиці ви зробили колонку "Телефон", але що якщо ви спілкуєтеся не з одним чоловіком з організації, а відразу з директором, менеджером зі збуту, а можливо ще й бухгалтером? Чий це телефон? Куди вписати контактні дані, імена?

Як ці всі дані вписати в електронну таблицю? У вас швидко вийде величезна таблиця з безліччю колонок, де ви будете фіксувати ці дані. Як потім організувати спільну роботу ваших співробітників з цим, а головне, як розділити рівень доступу між різними менеджерами?

Дуже швидко стане ясно: так працювати незручно.

Проблеми зберігання бази клієнтів у вигляді електронних таблиць і файлів

Якщо ви зберігаєте свою клієнтську базу у вигляді Excel-файлів, вам знайомі такі проблеми:

• У електронної таблиці немає контролю за правильністю заповнення полів
• Немає можливості розділити між менеджерами види клієнтів: якщо зробити різні документи, втрачається можливість будь-кому відразу побачити всі
• Проблеми з правами доступу
• Корпоративний шпигунство: менеджер може скопіювати парочку .xlsx-файлів і передати конкурентам всю вашу "базу" клієнтів
• Проблема пошуку винного: "Хто виправив контактний телефон для цього контрагента!" або "Хто заводив цей контакт (нічого правильно не записав)".
• Комп'ютерні віруси шифрують файли на диску і вимагають гроші за розшифровку

Нижче за допомогою FossLook в кілька кроків ми розглянемо простий спосіб роботи з вашими бізнес-контактами (контрагентами), і рішення описаних вище проблем.

Встановіть демо версію FossLook

Скачайте і встановіть демо версію FossLook. Вона дасть вам можливість роботи від 5 різних користувачів, для початку може бути більш ніж достатньо. Установка зазвичай проходить без особливих питань, але якщо раптом у вас щось не вийшло, напишіть нам і ми підкажемо рішення.

Створюємо двох користувачів

У FossLook користувачі завжди створюються в будь-якому підрозділі. Для простоти створіть один підрозділ - свою організацію. Запускаємо адміністрування, і йдемо в розділ "Підрозділи". Створіть там один підрозділ, з ім'ям організації, де ви працюєте, наприклад "Касіопея":

Збережіть зміни, а потім додайте в нього двох ваших співробітників-користувачів. Ім'я, логін і пароль - обов'язкові до заповнення атрибути:

Нижче будемо вважати, що ми підключили до системи двох менеджерів: Тетяну Гончаренко та Наталю Вакуленко.

Доступ до бази контрагентів

В FossLook за замовчуванням вже існує довідник контрагентів, він знаходиться в бібліотеки "Кореспонденти і контакти":

Щоб ваші користувачі "побачили" його, слід выдать їм доступ. Йдемо на вкладку "Доступ" на папці-довіднику, і видаємо рівень "Повний доступ" для заведених раніше двох співробітників.

Клієнтська частина

Тепер запустіть клієнтську частину, і увійдіть в в систему з логіном вашого користувача. Ви побачите набір папок. Область "Особиста папка..." призначена для пошти (email), а нижче можна побачити папки для документів, а в ній - "Кореспонденти", до якої ми надали доступ:

Спробуйте створити новий документ в папці "Кореспонденти". Ви побачите картку, де можна заповнити багато корисної інформації про вашому існуючому або потенційного клієнта. Зеленим кольором виділені обов'язкові до заповнення атрибути - в нашому випадку це найменування кореспондента.

Створіть двох або трьох контрагентів, заповніть їх на свій розсуд. Після цього виконайте логін іншим користувачем.

Спільна робота двох менеджерів

Якщо увійти в систему під іншим користувачем, то відразу кинеться в очі що в папці є непрочитані документи - в нашому випадку, це створені іншим менеджером записи про кореспондентів. Як бачимо, непрочитані елементи виділені жирним шрифтом, і нам зручно бачити, які записи з'явилися без нашої участі.

Хто і коли вніс зміни

Якщо два або більше співробітника працюють з однією папкою (одним довідником), рано чи пізно виникне питання "Хто і що зробив". Наприклад, хтось вніс зміни, і є бажання дізнатися хто це зробив. На ці запитання відповідає модуль "Історія".

В адмініструванні через ярлик "Історія" підключіть ведення протоколу змін за документом "Контрагент":

Додайте ваших користувачів в групу "Оператори читання історії", щоб вони могли побачити нову вкладку історії:

Тепер поверніться до раніше створеної картці, і змінюйте (або заповніть) одне або кілька полів. Ви побачите, що якщо відкрити і закрити картку, на вкладці "Історія" можна бачити протокол змін:

Більше можливостей

Отже, що дає нам FossLook в якості бази клієнтів?

• Картка кореспондента (вашого контрагента), з набором полів для детальної інформації про нього
• Ви можете додати нові поля в будь-якій кількості, а також підключити до картки будь-які існуючі функції документа
• Модуль "Історія" допоможе розібратися в тому, хто і як заповнював відомості про контрагента
• Права доступу дозволяють видати одному зі співробітників повний доступ, а іншому - тільки читання, якщо не передбачається, що він повинен вносити зміни
• Вкладка "Контактні особи" може містити контакти, пов'язані з цим клієнтом. Наприклад, його директора, бухгалтера, менеджера - з ким ви працювали і спілкувалися

В даному випадку FossLook ми використовували в якості програми для ведення бази клієнтів, яка має ще й безліч інших функцій. Всі записи про контрагентів, контактах, знаходяться в базі, і ви можете налаштувати її роботу на комп'ютері-сервері, щоб захистити ваші цінні дані від крадіжки. Спільна робота в демо версії в 5 користувачів може бути чудовим варіантом для невеликої організації або приватного підприємця.

Що далі?

Ми організували спільну роботу менеджерів з контрагентами, і тепер у вас є централізоване сховище даних. Так як всі дані зберігаються на сервері FossLook в базі даних, пересічний користувач вже не зможе так просто скопіювати і вкрасти вашу клієнтську базу. Вихід з ладу жорсткого диска у вашого колеги тепер не призведе до втрати його даних, адже все зберігається в єдиній базі. Зрозуміло, вам буде потрібно подумати про резервних копіях бази, але це єдине сховище електронних документів, і організувати все буде простіше.

Можливо вам цього буде достатньо, але логічним продовженням може стати створення своїх типів документів - "Комерційна пропозиція", "Договір" - де буде застосовуватися новий довідник. Створюйте для себе нові бібліотеки документів, для зберігання ваших договорів, комерційних пропозицій, технічних завдань і корисних завдань, і експериментуйте з нашою платформою для автоматизації роботи з клієнтами - і ви зможете самі створити скромний варіант CRM-системи.