Практичні приклади організації спільної роботи користувачів з документами

Створюючи папки та регулюючи на них рівень доступу, ви можете організувати спільну роботу своїх співробітників з документами. Нижче розглянуті типові схеми організації взаємодії користувачів з поясненням їх переваг і недоліків.

Для прикладу створимо нову бібліотеку "Договори" і один тип документа в ній - "Договір". Система автоматично створила нам одну папку, дамо їй ім'я "Договори":

Для того щоб користувачі змогли побачити папку "Договори" у себе в клієнті FossLook, необхідно надати доступ до неї, використовуючи вкладку "Доступ".

Зауваження: в контекстному меню доступна команда "Дозволи", за допомогою неї можна регулювати права доступу на папку. Аналогічні можливості виконує і вкладка "Доступ" на папці з тією відмінністю, що команда "Дозволи» не надає посилання на дану папку в "Домашню папку" користувача, а вкладка "Доступ" змінює дозволи і надає посилання на папку користувачам.

Нижче в статті ми розглядаємо випадок роботи саме з вкладкою "Доступ", стосовно до папок (не до бібліотеки).

Надання повного доступу до однієї папки декільком користувачам

У цій схемі ми за допомогою вкладки "Доступ" роздаємо двом співробітникам папку "Договори" і встановлюємо рівень "Повний доступ" для кожного:

Користувачі бачать загальну папку Договори і можуть створювати документи одночасно:

Жирним шрифтом виділені документи, які користувач не читав (не відкривав). Як бачимо, користувач Королева створив один документ, а Прохоров - два інших. При цьому вони бачать всі документи в загальній папці.

У разі застосування рівня доступу "Повний доступ" співробітник має право на будь-які дії: він може модифікувати документи в папці, створювати нові підпапки і перейменувати папки. Важливо відзначити, що документ, створений одним співробітником, може бути легко модифікований іншим. Наприклад, користувач Королева створила документ. Через пару днів вона йде у відпустку, але в її відсутність виявили неточність в документі. Замість неї користувач Прохоров може без проблем внести необхідні правки, оскільки володіє повним доступом на папку.

Такий підхід може мати і негативні сторони: немає абсолютної впевненості в тому, що помилково один із співробітників, що мають повний доступ до папки, не видалить документ або не поміняє одне з полів в ньому.

Надання рівня доступу "Автор"

Рівень доступу "Автор" дає право співробітнику створювати нові документи в папці і створювати файли в документі, але не дозволяє модифікувати або видаляти чужі документи. З одного боку два співробітника бачать документи один одного, але кожен має права тільки на ті документи, що він створив сам. Такий підхід до роздачі прав доступу достатньо надійний. При рівні "Автор" користувачі також не можуть змінювати ім'я самої папки і не можуть створювати підпапки.

Для FossLook діє наступне правило з прав доступу: на всі об'єкти (документи, папки, файли і т.і.), які створив користувач, він автоматично отримує повний доступ (права власника). Мінус підходу - якщо співробітника немає на місці, то вам буде потрібен користувач з вищим рівнем доступу, щоб "підправити" його документ. Для рішення цієї проблеми ви можете дати, наприклад, начальнику відділу рівень "Повний доступ" на папку, щоб він у потрібний момент міг виправити будь-який документ. Крім цього сам співробітник або адміністратор в будь-який момент може делегувати повноваженя і дати право попрацювати одному співробітниику від імені іншого співробітника.

Ізоляція бачення документів

Часто буває необхідно, щоб співробітники працювали з одним видом документів, але не бачили документів іншого співробітника. Технічно не можна налаштувати права на одну папку так, щоб два користувача створювали в одній папці документи, але при цьому бачили тільки свої документи.

Щоб вирішити цю задачу, необхідно створювати кілька папок для різних груп користувачів. Якщо співробітник Стегненко веде договори з великими замовниками, а Королева працює з фізичними особами, то потрібно створити дві різних папки - "Договори з корпоративними клієнтами" і "Договори з фізичними особами" та надати цим користувачам відповідний доступ до цих папок.

Увійшовши в систему під користувачем Стегненко, ми бачимо, що для роботи доступна тільки одна папка:

Можливо, що який-небудь ще співробітник (наприклад, керівник) захоче побачити відразу дві папки - в цьому випадку додайте його з рівнем "Читання" в обидві папки, якщо не потрібна його участь в модифікації документів.

Як побачити в одній папці всі документи

Якщо ми створили дві і більше папок, як у попередньому випадку, то далі може бути необхідно бачити всі договори в одній папці. Така задача актуальна для керівника, який повинен бути в курсі всіх справ, але з іншого боку необхідно обмежити співробітників в перехресному баченні документів і папок (щоб вони бачили тільки свої окремі папки, і були зосереджені на своїх задачах).

Для вирішення такого завдання скористаємось можливостями віртуальної папки. Сама по собі така папка не містить документів, але в ній будуть відображатися документи з двох раніше створених папок. Для цього станьте на вкладку "Документи" у папкі "Договори" і включіть панель віртуальності:

В якості папок-джерел даних ми вказали дві наші папки "Договори з корпоративними клієнтами" і "Договори з фізичними особами". Таким чином, в папці "Договори" керівник може побачити вибірку з обох папок.

Інші варіанти налаштування прав доступу

Описані вище методики колективної роботи з документами і папками є простими, але життєздатними прикладами.

Ми завжди пропонуємо робити прості і зрозумілі для користувачів рішення, але якщо описаних можливостей недостатньо, звертайтеся до нас за консультаціями.