Початок роботи

• Створення структури організації
• Створення типів документів
• Надання доступу до папок
• Надання доступу до довідників
• Робота користувачів з документами

Для щоб ввійти в систему відкрийте меню "Пуск" і запустіть "FossLook Адміністратор":

Зауваження: Додаток "FossLook Адміністратор (розширений режим)" не рекомендується для початкового вивчення системи, так як має більш складний інтерфейс.

Заповніть поля в діалозі підключення:

• Сервер рекомендується вибрати зі списку (ваш екземпляр буде видно), або залишити вхідні дані як на малюнку. Ви також можете просто ввести "localhost", або ім'я машини, де встановлений сервер.
• Аутентифікація - вибрати FossDoc
• Логін - ввести Administrator (система буде пропонувати ваш логін за замовчуванням, але слід ввести саме "Administrator".)
• Пароль - ввести 123

У випадку, якщо у вас є питання або складнощі зі входом, звертайтесь на наш форум, ми підкажемо рішення.

Після натискання на кнопку "Підключитися" ви ввійдете в програму "FossLook Адміністратор":

Створення структури організації

Ви увійшли в систему, але у вас всього один користувач - Administrator. Цей обліковий запис не призначений для повсякденної роботи співробітників, тому вам потрібно створити хоча б один підрозділ, а в підрозділі - створити співробітників. Для цього перейдемо в пункт меню "Підрозділи" і виберемо "Додати підрозділ".

Введіть назву своєї організації. Ми, в якості прикладу, організацію назвемо ТОВ "Консалтинг". Після введення назви збережіть цей підрозділ.

Тепер нам доступна кнопка "Створити співробітника" , нею і скористаємося.

Введемо мінімально необхідні дані для створення користувача в системі, який одночасно буде і співробітником підрозділу, та збережемо користувача.

Потім створимо ще одного співробітника. В результаті у нас буде підрозділ з двома співробітниками.

Створення типів документів

Співробітників ми створили для того, щоб надалі продемонструвати їх роботу з документами. Але поки в системі ще немає жодного документа. Почнемо їх створювати. Система поставляється з певним набором бібліотек, що забезпечують її роботу, але нам потрібно створити свою бібліотеку. Для цього необхідно перейти в пункт меню "Бібліотеки документів" . Далі виберіть "Створити" Детальніше про бібліотеки документів в статті "Створення бібліотеки документів".

Бібліотеки можуть мати довільне ім'я. Ми свою назвемо - "Маркетингові документи".

Після збереження бібліотеки нам стала доступною можливість створення типів документів. Тип документа визначається набором полів і функцій властивих йому. Наприклад, ми створимо два типи документа "Комерційна пропозиція" і "Технічна пропозиція". Докладніше про те як створити власний тип документа в статті "Створення власного типу документа".

Для нашого типу документа "Комерційна пропозиція" виберемо деякі функції, відзначивши їх,

і створимо поля, що описують наш тип документа, натиснувши "Створити" .

Для простоти викладення будемо вважати, що наш тип документа "Комерційна пропозиція" матиме два поля "Дата документа" з типом "Дата" і "Короткий зміст" з типом "Строковий індексований". З усіма типами полів можна ознайомитися в статті "Типи полів, які підтримуються в документах FossLook".

В результаті ми отримаємо наш тип документа "Комерційна пропозиція".

Тепер створимо тип документа "Технічна пропозиція". Тільки замість створення нових полів будемо додавати поля зі списку вже існуючих. Для цього виберемо пункт "Додати" поле, і додамо в тип документа вже існуючі поля в "Комерційній пропозиції" так як ці поля підходять за змістом і для "Технічної пропозиції". Також виберемо потрібні функції для типу документа, як і в попередньому випадку.

В результаті отримаємо бібліотеку з двома типами документів і папками для їх зберігання. Імена папок збігаються з іменами документів.

Надання доступу до папок

Спочатку перейменуємо папку з "Комерційна пропозиція" на "Комерційні пропозиції" так як в папці буде зберігатися багато документів. Те ж зробимо і для другої папки.

Тепер надамо доступ, раніше створеним користувачам, до наших папкок. Для цього, спочатку, необхідно розірвати доступ до папки від батьківського об'єкта тобто клацнути по напису "Клацніть тут щоб налаштувати доступ ..."

А потім вибрати користувачів, яким буде надано доступ до папок.

У нашому прикладі, до папки "Технічні пропозиції" ми надамо повний доступ Прохорову, а до папки "Комерційні пропозиції" - повний доступ надамо Королевій, а Прохорову - доступ на читання. Для того щоб вибрати рівень доступу користувача клацніть лівою клавішею миші в колонці "Рівень доступу" на рядку користувача, доступ якого хочете змінити. Детальніше про рівні доступу можна прочитати в статті "Варіанти надання доступу до папок, документів і полів документу".

Надання доступу до довідників

У створених нами типах документах в якості одного з полів використовується довідник "Кореспонденти", так як на етапі створення типу документа ми включили в нього функцію "Документ з кореспондентом". За замовчуванням на всі довідники система дає користувачам дозвіл тільки на читання. Нам же необхідно дати можливість поповнювати цей довідник. Для цього перейдемо на бібліотеку "Кореспонденти і контакти", яка поставляється з системою, встановимо курсор на довідник "Кореспонденти", клацнемо правою клавішею миші та змінимо дозволи на цей довідник.

Дамо Королевій дозвіл на повний доступ. При таких дозволах всі можуть переглядати цей довідник, а Королева має до нього повний доступ.

Робота користувачів з документами

Тепер подивимося як наші, раніше створені користувачі, бачать створені нами папки та документи. Для цього зайдемо в систему клієнтською програмою, від імені користувача Прохоров, ввівши його логін і пароль. (ці дані ми вводили на етапі створення користувачів див. вище)

Як видно з малюнка нижче, користувач Прохоров бачить два розділи. 1 - поштові папки, які система надає користувачам за замовчуванням, та 2 - дві створені нами раніше папки "Комерційні пропозиції" та "Технічні пропозиції". Документів у папках поки що немає.

Користувач Королева бачить тільки одну папку "Комерційні пропозиції".

Створимо документ і відправимо його по маршруту, наприклад, "На ознайомлення". Для цього натиснемо "Створити".

Заповніть всі поля в документі, враховуючи специфіку заповнення довідкового поля (спочатку потрібно створити сам запис в довіднику, а потім його вибрати) і додайте вкладений файл.

Тепер цей документ можна відправити по маршруту. Детальніше про маршрути можна прочитати в статті "Маршрутизація документів".

Виберемо співробітника, якому будемо відправляти документ.

Заповнимо всі поля доручення, які вимагає система, і відправимо документ по маршруту. В результаті отримаємо документ з маршрутом.

Доручення по документу, який ми відправили по маршруту, надійде в папку "Вхідні" Прохорова.

Відкриваючи це доручення, користувач автоматично відкриває сам документ в точці маршруту.

Враховуючи те, що ми раніше давали користувачеві Прохоров право на читання папки "Комерційні пропозиції", то він також буде бачити цей документ і просто в папці.

Ви можете створювати свої бібліотеки і типи документів, як показано в цій статті, а можете імпортувати вже готові бібліотеки. Ми підготували для Вас кілька типових документів, які Ви зможете імпортувати в свою систему, і які полегшать Вам подальше знайомство з FossLook. Опис бібліотек типових документів в знайдете в однойменній статті.